Le 22 mai 2018, j’aurai l’honneur d’animer une conférence sur les « opportunités insoupçonnées du digital interne pour les PME et TPE, avec Microsoft Office 365 », sous l’égide de la Communauté d’Agglomération du Saint-Quentinois, en Picardie.
C’est une magnifique occasion de pouvoir faire découvrir les opportunités du digital à des entrepreneurs qui n’ont pas forcément conscience des opportunités qui leur sont aujourd’hui à portée de main, et de recueillir leurs avis et ressentis.
C’est quoi le digital interne ?
Quelle que soit leur taille, toutes les entreprises ont le même besoin : partager facilement de l’information, traiter des données, communiquer, partager, échanger…
La fluidité de la collaboration, et la facilité du partage de l’information (des documents ou des données) ont un impact direct sur l’efficacité et la productivité. Pour toutes les entreprises, la fluidité et la qualité de la collaboration, ce sont des points de performance supplémentaires qui peuvent faire la différence face aux concurrents plus agiles.
Mais dans certains cas, cette capacité à réagir vite, à partager et à collaborer efficacement peut permettre le moment venu à une entreprise de se réinventer plus rapidement face à des nouveaux concurrents très disruptifs qui bouleversent le business modèle.
Or depuis bientôt 40 ans, la collaboration se résume à l’utilisation du mail et du serveur de fichiers.
C’est un modèle à bout de souffle : plutôt que d’aider la collaboration, la messagerie devient goulet d’étranglement. Les mails ralentissent les échanges, et plus grave, les mails rendent surtout impossibles des échanges plus transverses, comme des partages d’idée ou d’initiative par exemple, qui permettront de sauver l'entreprise face à l'attaque disruptive d'un nouveau concurrent.
Il existe pourtant aujourd’hui des alternatives, un mode de collaboration et de travail « autrement », avec des outils digitaux spécialement étudiés pour cela : ce sont les outils du digital interne, dont Office 365 est un des exemples.
Les PME et TPE, les oubliés du digital interne
Lorsqu’on parle « outils collaboratifs », « digital interne », « transformation digitale » seules les très grandes entreprises se sentent concernées. Vous verrez rarement des PME et encore moins de TPE dans les séminaires consacrés à la transformation digitale et aux outils collaboratifs.
Il y a plusieurs raisons à cela : les PME n’ont pas forcément dans leurs effectifs des collaborateurs chargés de faire de la veille technologique. Mais plus généralement, les PME et les TPE pensent que ces solutions sont très couteuses, et uniquement réservées aux très grandes entreprises.
Les publications que l’on peut voir sur le Net sur ce sujet (et je place mes propres publications dans le lot) évoquent souvent des problématiques liées aux grandes structures, aux grands groupes internationaux, dans lesquels les PME et TPE ne peuvent pas se reconnaître.
Enfin, soyons honnêtes, on ne peut pas dire que les PME croulent sous les sollicitations des sociétés de service informatique. Elles préfèrent placer quelques dizaines de consultants dans de "grands comptes" qui cherchent à se digitaliser, plutôt que de prospecter des PME pour placer tant bien que mal quelques jours de prestation.
De sorte qu’au final, les PME et les TPE sont les oubliés du digital. Faute d’information et de sensibilisation, elles laissent le train passer, sauf certaines qui ont bien compris avant les autres les bénéfices qu’elles pourront en tirer (les concurrents?). J’en accompagne quelques-unes depuis plusieurs mois.
Avec le Cloud, le Digital interne se démocratise
Il y a encore quelques années, toutes ces solutions collaboratives modernes, comme SharePoint et les Réseaux Sociaux d’Entreprise par exemple, étaient coûteuses à mettre en place. Il fallait disposer d’une infrastructure technique (serveurs, bases de données, etc) et d’une vraie compétence pour gérer le service. Autrement dit, ces solutions étaient inaccessibles pour les petites entreprises.
Mais le Cloud en général, et Office 365 en particulier, a tout bouleversé : plus besoin d’infrastructure technique, plus besoin de serveur à gérer. Pour disposer d’un écosystème complet de travail, pour collaborer, stocker et partager données et documents, il suffit aujourd’hui d’acheter quelques licences qui correspondent aux besoins et aux exigences de l’entreprise.
De la licence « Employés de terrains » à 3,4 euros en passant par la licence « Petite Entreprise » à 4,2 euros par mois, jusqu’à la licence E5 grand luxe à 34,40 euros par mois, le choix est large, et les opportunités pour chacune des licences restent importantes.
De sorte qu’aujourd’hui, je me surprends à accompagner des PME de 30 personnes à déployer les mêmes licences que celles choisies par cet autre groupe de plus de 20 000 personnes. Ce sont les mêmes outils, les mêmes usages, la même puissance. Une situation impensable il y a encore quelques années. C’est révolutionnaire.
Et il n’y a pas que les PME de quelques centaines de personnes qui peuvent aujourd’hui en bénéficier. Même les TPE d’une seule personne peuvent aujourd’hui bénéficier de cette puissance pour le prix de 5 baguettes de pain par mois.
Je parle en connaissance de cause : avec mon épouse, nous créons une TPE, une Très Petite Entreprise d’une seule salariée (mon épouse). Il s’agit d’une école de langue en ligne destinée aux professionnels & étudiants étrangers souhaitant apprendre le Français dans les meilleures conditions.
Pour proposer un espace digital aux étudiants (avec SharePoint), pour bénéficier de solutions de visio conférence de qualité (avec Skype Entreprise), pour communiquer avec les étudiants (avec Yammer) et tout simplement pour collaborer entre nous à la création de l’entreprise (avec Teams, Planner), nous avons acheté des licences E1. Je communiquerai sur ce sujet prochainement.
Des opportunités insoupçonnées pour les PME et TPE
La plus grande difficulté des PME, c’est de réussir à imaginer ce qu’elles pourront tirer de ces outils. Aujourd’hui, ils n’en connaissent même pas l’existence. Et s’ils ont vaguement entendu parlé de la Suite Office 365, c’est plutôt sous l’angle des outils bureautique classiques (Word, Excel, PowerPoint, … puisque les deux produits portent le même nom) ou de la messagerie Outlook.
Les opportunités pour les PME et les TPE sont pourtant aussi révolutionnaires que la solution elle-même.
Il y a les solutions collaboratives en elles-mêmes qui sont en soi déjà une révolution, notamment avec Teams, Yammer pour collaborer. Mais ce sont aussi les solutions de stockage de données qui apportent de nouvelles opportunités, comme OneDrive pour stocker les fichiers, ou SharePoint. Ou encore Stream qui offre à l’entreprise une solution clé en main de partage interne de vidéo.
Pour les entreprises les plus curieuses ou les plus geeks, on peut aller plus loin et apporter des solutions métier, notamment avec Flow (pour créer déclencher des actions selon certains événements), PowerApps (pour créer des mini applications mobiles).
La mobilité, justement, parlons-en. Chaque outil propose son application mobile, ce qui offre des opportunités nouvelles pour les PME dont les employés sont toujours en mobilité, mais qui doivent accéder à des données, ou communiquer avec des collègues.
Enfin, certaines applications de la Suite Office 365 sont clairement dédiées aux PME, comme par exemple Stafhub, qui propose une gestion des équipes, des demandes de congés, etc. Sans oublier Booking qui permet par exemple à un Coiffeur de proposer à ses clients de choisir en ligne des créneaux de rendez-vous.
Un accompagnement à réinventer pour les PME
Il ne faut pas mentir aux PME, et leur faire penser qu’il suffit d’acheter les licences Office 365 pour que toutes les collaboratrices et adhèrent et modifient leurs habitudes. Ce n'est pas si simple car face à vous, vous avez près de 40 années d'habitude de communication fondées sur le mail.
Il y a un modèle d’accompagnement à réinventer, pour que cet accompagnement soit lui aussi accessible aux PME et aux TPE. Si vous voulez des informations sur ce sujet, n’hésitez pas à me contacter.
Ce sont tous ces sujet et toutes ces opportunités que je me propose de faire découvrir aux PME ce Mardi 22 mai après-midi, de 16h00 à 18h00 à l’Espace Créatis, Pépinière d’entreprises et Incubateur, 6 avenue Archimède à Saint-Quentin (02100)