Animer une démarche
Tout au long de la vie de l'entreprise, différentes démarches sont lancées régulièrement auprès des collaborateurs pour adapter l'entreprise au contexte du moment.
Ce qu'on appelle une démarche, ce sont des actions proposées aux salariés, de nouvelles postures à pousser dans l'entreprise, de nouvelles procédures à intégrer dans le quotidien. C'est par exemple lancer une transformation digitale interne, accompagner des salariés vers un nouveau statut, etc.
A la différence d'un projet, qui a un début et une fin, la démarche n'a pas réellement de fin. On ne produit rien à l'issue d'une démarche, sauf un nouvel état d'esprit, de nouvelles méthodes, de nouveaux comportements, une nouvelle culture d'entreprise.
Le sujet
L'ancien scénario et ses limites
Dans l'ancien scénario, une démarche est souvent portée uniquement par les mails envoyés aux personnes concernées par la démarche pour les informer sur les actualités, leur pousser des documents. Souvent, une boîte mail générique est mise en place pour permettre aux intéressés de poser des questions auxquelles les porteurs de la démarche répondront par mails.
Parfois, quand la société dispose d'un intranet, une page est créée pour centraliser l'information. Guère plus, car dans l'ancien scénario, créer un site intranet pour un sujet est une opération complexe, longue et souvent coûteuse : il faut rédiger une expression de besoin pour la DSI, faire valider l'opération, dégager un budget, lancer les phases de conception ergonomique et graphique, faire intervenir des prestataires pour le développement, réaliser la recette, déployer en production.
Le nouveau scénario avec Microsoft 365 et ses opportunités
Les outils de Microsoft 365 offrent de belles opportunités pour faciliter l'animation d'une démarche au sein de l'entreprise. Mais les outils ne font pas tout, l'art et la manière de communiquer, d'expliquer sont indispensables pour que cette animation soit efficace.
Dans le nouveau scénario, pour animer la démarche, les mails sont prohibés. On privilégiera par exemple une communauté Yammer pour poster des actualités sur la démarche aux personnes concernées et/ou intéressées, qui seront abonnées à la communauté.
Au travers de cette communauté ces personnes pourront réagir aux posts, et poster des questions auxquelles répondront les porteurs de la démarche : tout le monde bénéficiera ainsi des réponses apportées.
Exemple : communauté Yammer d'animation d'une démarche d'innovation au sein de l'entreprise
Mais la communauté Yammer sert uniquement à animer la démarche : informer, répondre aux questions, etc. Il faut également centraliser la connaissance autour de la démarche. Pour cela dans le nouveau scénario, un site intranet est créé avec SharePoint Online. Ce site pourra porter toutes les informations utiles sur la démarche, les enjeux, les règles, les consignes, les documents et autres.
Parce que le nouveau SharePoint est simple d'usage (par rapport aux anciennes versions), les porteurs de la démarche peuvent être capable en quelques heures de formation de créer eux-mêmes un site de communication pour porter la démarche. Plus besoin d'impliquer la DSI, plus besoin de dégager des budgets. La création du site peut être rapide de l'ordre de quelques jours.
La communauté Yammer peut être intégrée dans le site SharePoint pour agréger au même endroit informations, communications, dialogues.
Pour animer la démarche et "mettre en mouvement" l'entreprise autour de cette démarche, on peut avoir aussi recours à Teams, au travers d'équipes collaboratives. Ces équipes peuvent par exemple être utilisées pour animer des chantiers, pour permettre d'échanger sur des sujets précis.
Il est bien sûr possible de "marier" Teams et SharePoint au travers d'un onglet dans Teams pour intégrer la base de connaissance directement au cours des canaux de discussion. Il y a là de beaux scénarios d'usage en perspective !
D'autres outils en complément pour apporter d'autres opportunités de collaboration
En complément, vous pouvez utiliser Stream pour publier des vidéos au travers de chaînes thématiques, Forms pour mener des enquêtes auprès des personnes concernées, ou même Sway pour diffuser certains contenus ou messages d'une manière originale.
Si les outils existent et offrent un champ des possibles très large, tout l'art réside dans la préparation des scénarios qu'on souhaite vraiment pousser aux collaborateurs et aux objectifs qu'on souhaite atteindre. C'est la partie la plus complexe, qui nécessite l'accompagnement d'un expert des outils, mais pas seulement. Il faut également bien comprendre les rouages des démarches d'entreprise et la manière de les mettre en mouvement avec efficacité et doigté.
En conclusion
En matière d'animation, Yammer offre une belle interaction entre les porteurs de la démarche et les salariés sans inonder toute l'entreprise de mails. Le site de communication réalisé avec SharePoint permet de centraliser toute la connaissance dans un même endroit : actualités, pages d'explications, vidéos, documents, etc. Teams est également un très bon outil pour mettre en mouvement la démarche, sous un autre angle (plus opérationnel par exemple, au travers de chantiers). La plus grande difficulté est de savoir "mettre en musique" la démarche avec les bons outils et surtout les bons scénarios.
Principaux conseils de mise en oeuvre
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Pour que la communauté Yammer fonctionne, le réseau social d'entreprise doit être lancé au préalable correctement auprès des salariés
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La communication doit passer exclusivement par Yammer et non par la messagerie en parallèle)
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Le site intranet doit être mis à jour régulièrement (actualités, etc)
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Teams doit être bien ancré dans l'entreprise, si vous avez plutôt choisi cet outil
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Le site doit être accessibles facilement et visiblement depuis l'intranet
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… (liste non exhaustive)…
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