Animer l'innovation
Quand on parle innovation, on pense tout de suite à une équipe de géniaux ingénieurs enfermés dans un laboratoire secret, mettant au point de nouvelles technologies pour proposer aux clients des produits révolutionnaires.
Mais l’innovation est partout dans l’entreprise, sur tous les domaines et à tous les niveaux. Grande ou petite, chaque innovation permet de faire grandir l’entreprise, de développer son efficacité et de mieux l’armer face à la concurrence.
Innover, ça peut être bien sûr de trouver une idée de nouveaux services à proposer aux clients. Mais c’est aussi imaginer un nouveau processus interne pour un domaine particulier, plus simple et plus réactif que le processus actuel qui permettra de développer la productivité. Ça peut être l’idée de réalisation d’un outil informatique qui fera gagner 30% d’efficacité à toute une équipe. Ça peut être aussi une idée de nouveaux scénarios de travail avec les outils du digital interne : utiliser Teams, Forms ou un autre outil pour couvrir tel ou tel besoin métier.
Ces salariés innovants peuvent être de toutes origines dans l’entreprise. Ce sont souvent des opérationnels et des « sans grades » qui connaissent tellement bien leur métier qu’ils sont capables de développer des idées pour améliorer les processus. Les entreprises ont tout intérêt à les repérer et à les choyer car ce sont ces salariés là, imaginatifs et motivés qui font progresser l’entreprise et lui insufflent une nouvelle dynamique.
Si certaines entreprises tentent de mettre tout en œuvre pour promouvoir l’innovation au sein de l’entreprise (exemple en organisant chaque année des concours internes de l’innovation), d’autres par contre en rejettent carrément l’idée. Car innover en interne, c’est indirectement faire une critique de l’existant (critiquer un processus ou des outils). Et toutes les entreprises ne sont pas ouvertes aux critiques.
Le sujet
L'ancien scénario et ses limites
Pour le coup, c’est assez simple. Très souvent il n’existe aucun scénario, tout simplement parce que l’entreprise n’a aucune démarche interne sur ce sujet.
Quand c’est le cas, une boîte mails générique est souvent créée pour que les collaborateurs puissent y déposer leurs idées sous forme d’un mail avec une pièce jointe qui sera lue uniquement par un comité, en privé. Les entreprises plus ambitieuses investissent dans une solution digitale type « boîte à idée » pour permettre la dépose d’idée et le vote des collaborateurs, mais cette démarche reste assez rare.
De façons générales en dehors de toute démarche d’entreprise, dans l’ancien scénario un collaborateur qui souhaiterait proposer une idée géniale n’a aucun moyen d’en assurer la promotion en interne. En effet, le seul moyen de communication avec l’entreprise c’est la messagerie ; mais on l’imagine mal envoyer un mail général à toute l’entreprise pour expliquer ses idées avec un PowerPoint en pièce jointe. S’il le faisait, le seul retour qu’il aurait à son initiative serait probablement une sanction disciplinaire. Ce n'est guère motivant.
Le nouveau scénario avec Microsoft 365 et ses opportunités
Promouvoir l’innovation interne, ce n'est pas une question d'outils : c’est avant tout une démarche d’entreprise. Et comme toute démarche, elle doit s’accompagner de pédagogie, d’explications, de règles. La première chose à faire est donc de créer un espace digital pour porter toutes les explications, ce qui se fera très facilement avec un site SharePoint online.
Ensuite on peut imaginer mettre en place un dispositif permettant aux collaborateurs de déposer leurs idées pour permettre ensuite le vote. On peut par exemple utiliser le dispositif Employee ideas disponible dans Teams, qui permet de créer des campagnes d'idées : tous les collaborateurs peuvent poster leurs idées et voter pour les idées de leurs collègues.
Sans aller jusqu’à utiliser cet outil, les idées déposées dans le site dédié à la démarche peuvent faire l’objet d’un vote des collaborateurs en utilisant Forms pour créer des formulaires d’enquête. On peut aussi s’appuyer sur Stream pour publier les vidéos de présentation de chaque idée.
Avec ou sans démarche de promotion de l’innovation interne, grâce à un réseau social d’entreprise comme Yammer, tout collaborateur peut présenter spontanément son idée à l’entreprise, l’expliquer et obtenir les soutiens internes.
C’est ce qu’a fait Thibault Godard, sur une initiative personnelle, pour faire la promotion en interne d’une idée innovante : intégrer dans les casques de chantier une visière avec un filtre polarisant pour protéger les opérateurs du soleil quand ils sont sur le terrain. Au travers d’une communauté Yammer, il a pu expliquer son idée, présenter les étapes de construction de son prototype en postant des vidéos et des photos, répondre aux questions des personnes qui découvraient le sujet et convaincre au fur et à mesure un nombre grandissant de personnes. Témoignage à lire :
Reste que ces initiatives personnes doivent être encadrée au travers d’une charte utilisateur du réseau social d’entreprise, pour en fixer les bonnes pratiques.
En conclusion
Les outils ne sont rien sans une réelle inscription de la recherche de l'innovation à tous les étages dans la culture d'entreprise, dans le cadre d'un réelle démarche. On l'a déjà vu dans cette page, les outils de Microsoft 365 permettent de lancer une telle démarche et de l'animer ; ensuite, les mêmes outils permettent à tous les salariés de l'entreprise de devenir acteurs de l'innovation. Des outils comme Yammer ou Teams permettent de proposer les idées, de les défendre, pour qu'elles aboutissent au final à de véritables réalisations concrètes.
Principaux conseils de mise en oeuvre
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Avant toutes choses, faites de l'innovation une réelle démarche d'entreprise, avec des enjeux, des sponsors, des objectifs.
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Prenez connaissance de toutes les solutions dont vous disposez au sein de Microsoft 365 pour animer à la fois la démarche (voir cette fiche), mais aussi les échanges autour des idées.
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Si vous utilisez Yammer et/ou Teams, prenez soin avant toutes choses de lancer les démarches de sensibilisation et d'accompagnement aux outils : si vos salariés ne les connaissent pas ou les les utilisent mal, votre démarche d'innovation n'aura aucune chance de se déployer.
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… (liste non exhaustive)…
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