Outlook
Pour communiquer par mails
On ne vous présente plus Outlook, ou du moins, l’outil « messagerie professionnelle ». Vous l’utilisez depuis bientôt plus de 35 ans.
La messagerie a bien sûr évolué depuis toutes ces années, mais le principe de fonctionnement reste le même.
Il existe aujourd’hui trois solutions pour utiliser la messagerie : soit depuis l’application installée sur votre poste, soit depuis une page Web en mode « online » (accessible depuis le menu Microsoft 365) soit depuis l’application mobile.
Personnellement, c’est la version Online que j’utilise quasi exclusivement. Elle vous permet d’accéder à vos mails depuis n’importe quel ordinateur sans rien installer et l'interface est beaucoup plus moderne.
La messagerie reste souvent le cheval de Troie de Microsoft 365 : les DSI choisissent d’abord Microsoft 365 pour se libérer de la gestion de la messagerie, avant de découvrir qu'il y a d'autres outils.
Outlook ou Teams ?
Face à Teams, la question se pose. Au sein de l'entreprise, entre collaborateurs internes (ou prestataires engagés dans des projets internes), Teams remplace les mails, en apportant plus d'efficacité. Chez Abalon par exemple, depuis plus de cinq ans, plus aucun mail ne s'échange en interne sur nos projets et nos missions.
Outlook n'est pas mort pour autant : la messagerie reste l'outil indispensable pour échanger ponctuellement avec des personnes externes à l'entreprise. Jusqu'à ce qu'on créé une équipe Teams pour communiquer avec elles si les sujets d'échange sont pérennes.
Calendrier et contacts
Deux autres outils sont également intégrés dans Outlook, accessibles depuis de petites icônes en bas, à gauche : Calendrier et Contact.
Mais ces deux outils apparaissent également dans le menu de Microsoft 365, comme s’il s’agissait de deux outils indépendants, alors qu’ils sont bien intégrés à Outlook.
A l’inverse, FindTime qui est un complément important d’Outlook (à découvrir en cliquant ici) n’apparaît pas dans le menu de Microsoft 365, ce qui est fort dommage car il mériterait une meilleure visibilité.
Tutoriels
Vous pouvez accéder à des tutoriels Outlook en cliquant sur la vignette ci-dessous :
Outlook en image
L'application Online d'Outlook est plus esthétique et ergonomique (à mon sens) que la version PC.
Teams versus Outlook
Pour des échanges récurrents internes entre collaborateurs, Teams apporte plus d'efficacité. Pour autant, "lâcher" la messagerie au sein des entreprises pour adopter des scénarios de collaboration nouveaux reposant sur Teams n'est pas une chose simple. Pour comprendre les gains de Teams face à Outlook, voyez cette vidéo :