Ce jeudi 23 novembre, au cirque d’hiver, ont été dévoilés les lauréats du 31ième Grands Prix Com-ent.
Wooby, l’intranet de Bouygues Telecom, a reçu le grand prix dans la catégorie "Prix du dispositif social media interne" avec la campagne "Wooby One, un nouvel intranet / RSE au service de la transformation digitale des collaborateurs".
L’intranet de Bouygues Telecom est un grand habitué des prix. En 2005 Wooby remportait déjà le prix « Cegos / Entreprise et carrière » dans la rubrique « Portail », grâce à ses fonctionnalités « portlets » intégrées, et surtout à sa version mobile – une grande première il y a 12 ans.
Et en 2011, c’est le prix Nielsen Norman group qui avait récompensé la refonte de l’intranet, intégrant un Youtube interne, un portail profilisé, un dispositif de publication simplifié, et (déjà) un Réseau Social d’Entreprise.
Intranet, Réseau Social et plateforme vidéos fusionnent ensemble
Toutes les directions de la communication cherchent le saint Graal : faire de l’intranet « un passage obligé » à minima, et au mieux un outil indispensable aux collaborateurs. Mais les artifices pour contraindre les collaborateurs à « ouvrir l’intranet » ne garantissent en rien que les collaborateurs en tirent une quelconque utilité.
Bouygues Telecom a résolu l’équation en fusionnant trois des piliers de son écosystème collaboratif interne : le Réseau Social d’Entreprise, sa plateforme vidéo sociale, et son intranet d’entreprise.
Bouygues Telecom a une grande maturité en matière de Réseau Social d’Entreprise, avec une première version déployée en 2011, en mode pionnier. Depuis, l’usage du Réseau Social d’Entreprise s’est bien implanté dans l’entreprise, pour en faire un outil métier à part entière. Une démarche interne « travailler autrement », lancée dès 2012, positionne le Réseau Social d’Entreprise comme l’outil privilégié pour animer les projets, assurer l’entraide sur les outils, digitaliser les services (par exemple les services généraux), animer les projets innovants et les projets d’entreprise, etc.
Bref, le Réseau Social d’Entreprise qui est au coeur des activités, est aujourd’hui au cœur de l’Intranet. Et consulter le Réseau Social d’Entreprise, c’est consulter l’intranet.
La démarche est identique pour la plateforme vidéo collaborative, Wooby Motion. A l’heure où de grandes entreprises hésitent encore à ouvrir « Stream » (la plateforme vidéo ouverte il y a quelques mois par Microsoft), Bouygues Telecom dispose d’une plateforme vidéo collaborative depuis … plus de sept années. Chacun peut y poster librement des vidéos (des tutoriels, des vidéos métier, des vidéos corporate), les consulter, les commenter.
Hier, brique indépendante de l’éco système intranet de l’entreprise, la plateforme vidéo collaborative fusionne aujourd’hui avec le portail d’entreprise, pour une meilleure visibilité et une plus grande place donnée à ce dispositif essentiel aux partages des connaissances.
Un menu supprimé, mais un moteur de recherche "qui trouve"
Tous les intranets des entreprises (et les versions précédentes de Wooby n’y ont pas fait exception) proposent des menus déroulants plus ou moins riches. Qu’ils soient verticaux ou horizontaux, ces menus permettent d’accéder aux différents contenus de l’entreprise.
Le positionnement des rubriques, en premier ou second niveau, ou simplement l’accessibilité d’un contenu ou d’un outil depuis le menu déroulant fait l’objet d’âpres négociations avec les différentes directions, chacun voulant son contenu en meilleure position d'accessibilité. Les responsables Intranet qui me lisent comprendront de quoi je parle.
La nouvelle version de Wooby innove là aussi. La direction de la communication a fait un choix radical : celui de supprimer ce sacro-saint menu déroulant qui, au final, apportait plus d’inconvénients que d’avantages.
A la place, les utilisateurs sont invités à utiliser un « moteur de recherche qui trouve », qui existait déjà, sous ce principe, dans la précédente version. Derrière ce moteur, aucune technologie révolutionnaire, mais simplement une liste de contenus promus, gérée avec soin par la Direction de la Communication Internet. Simple mais efficace.
Cette approche diffère des intranets que l’on peut voir dans les autres entreprises, qui se font un point d’honneur à ressortir les milliers de documents répondant à la recherche du collaborateur, alors que ce que votre collaborateur recherche vraiment, au final, c’est le site intranet du Comité d’Entreprise, l’application des notes de frais, ou le portail métier de sa direction, bref un outil ou une ressource, et rarement un document.
Exemple ci-dessous la recherche du mot "bureautique" donne en résultat les accès aux outils de la bureautique digitale (cliquer ici pour en savoir plus sur la digitalisation de la bureautique)
Un portail d’informations tout azimut
Le nouveau Wooby n’oublie pas pour autant sa fonction historiquement première : informer. Malgré un design épuré, et une étonnante légèreté de la page, Wooby porte pourtant toute l’information utile pour le collaborateur.
L’information Corporate d’entreprise est en bonne place, bien sûr, en haut de l’écran, avec un affichage clair des commentaires et des « likes » des collaborateurs. Sur les côtés se retrouvent les revues de presse, informations tirées d’internet, mais aussi les actualités de la bureautique.
L’indispensable corbeille des tâches
Faire de l’intranet de l’entreprise un espace « utile » pour le collaborateur, c’est aussi centraliser les tâches qu’il doit effectuer.
Depuis plusieurs années, les principales applications RH, ou métier, déversent leurs notifications dans une zone « corbeille des tâches » directement affichée sur la page d’accueil du portail. La nouvelle version de Wooby intègre donc cette fameuse « Corbeille des tâches » que les collaborateurs de Bouygues Telecom connaissent bien.
Le profil utilisateur en bonne place
La richesse des Réseaux Sociaux d’Entreprise étant par essence le collaborateur lui-même, le nouveau Wooby intègre de la meilleure manière le profil utilisateur au sein du dispositif, ce qui invite les collaborateurs à le mettre à jour.
La mise à jour de ce profil est un des points essentiels de la stratégie ; des campagnes de sensibilisation sur leur mise à jour ont pour objectif de créer un annuaire inversé, en s’appuyant sur le moteur de recherche.
Wooby, la version 6 de l’intranet de Bouygues Telecom
Cette version lauréate est la sixième version de l’intranet de Bouygues Telecom, qui a évolué au fil des années, depuis le déploiement de sa toute première version en 1999, il y a 18 ans maintenant.
Wooby en 1999, collector
Depuis 1999, l’intranet Wooby est conçu et fabriqué en interne ; en développement spécifique pour le portail et la plateforme vidéo, et sur une base SharePoint & Sitrion pour le Réseau Social d’Entreprise.
Mais l’histoire de cet intranet, c’est surtout l’histoire d’une très grande proximité et une forte solidarité entre la maîtrise d’ouvrage (Direction Communication Interne) et la maîtrise d’œuvre (Direction des Systèmes d’Information – pôle Intranet, SharePoint et collaboratif).
Dès 2002, c’était l’agilité avant l’heure, et ça l’est resté jusqu’à aujourd’hui. C’est la preuve, s’il le fallait, qu’un travail conjoint, en bonne intelligence entre MOA et MOE conduit bien souvent à de belles réussites.
Bravo à toute l’équipe : Sarah ALEZRAH, Elodie ANNEQUIN, Quentin BOURBIGOT, Camille CHEVALIER, Alexandre DYMON, Carole LE TENAFF, Florent LOEFFEL, Sébastien ROGER, Christophe TIRAOUI