On pense souvent, à tord, que seules les multinationales, ou les sociétés de plus de 3000 personnes ont pris la mesure des immenses opportunités apportées par les outils digitaux comme Office 365, à la fois pour accroitre leur efficacité, mais aussi et surtout pour accompagner la transformation des postures au sein de l'entreprise grâce aux nouveaux usages (agilité, réactivité, décloissemenet, etc).
C'est faux. Il y a toujours dans beaucoup des entreprises, je trouve, un manque criant de curiosité, ce qui est à la fois surprenant et inquiétant étant donnés les enjeux associés.
J'avais déjà été étonné que la Chambre de Commerce et d'Industrie de l'Aisne ait eu cette curiosité qui manque tant à certaines grandes entreprises en me donnant une tribune de 4 heures pour exposer le sujet dans son intégralité (cliquer ici pour en savoir plus). L'évènement avait eu lieu le 11 octobre après midi, à Saint Quentin dans l'Aisne.
Mais j'ai été encore plus étonné d'avoir été missionné par une (très) petite entreprise Saint Quentinoise pour leur apporter quelques explications, le matin même, à l'adoption des outils d'Office 365. Z&Z Solutions, cette TPE (Très Petite Entreprise) de seulement trois personnées est dirigée par un jeune couple dynamique et international, avec un seul employé.
Stéphanie Zhao et Hervé Aubry, co-gérants de Z&Z Solutions
J'ai été à proprement parlé fasciné par leur conviction sur l'intérêt des outils d'Office 365 pour leur activité, qui contraste avec le manque de curiosité de plus grandes organisation. Ils veulent en tirer avantage pour leur propre collaboration, mais aussi pour la collaboration avec leurs partenaires (clients, fournisseurs). Je vais d'ailleurs sur ce sujet publier prochainement une vidéo qu'ils m'ont inspirée, pour les aider à embarquer leurs partenaires sur la voie de la collaboration digitale.
En une matinée, nous avons pu faire un rapide tour d'horizon des outils, de Teams principalement, et nous avons eu le temps de mettre en place un dispositif digital pour gérer les factures avec leur cabinet de comptabilité, avec un site SharePoint.
J'ai demandé à Stéphanie et Hervé, les deux entrepreneurs, de nous en dire plus sur leur activité, et sur leur intérêt pour des outils digitaux que l'on penserait à première vue uniquement destinés à de grandes (voir très grandes) entreprises.
Vous avez un parcours assez atypique pour votre âge. Pouvez-vous nous dire deux mots ?
Hervé Aubry : J’ai fait mes études à l’Université Technologique de Troyes pour devenir ingénieur en conception mécanique. Lors de mon cursus j’ai fait des semestres d’échanges à l’étranger qui m’ont donné le gout de travailler à l’international. J’ai décroché un premier job en tant qu’ingénieur dans le domaine pétrolier à Aberdeen en Ecosse où je suis resté 4 ans. Puis j’ai travaillé en Chine en tant que gestionnaire de projet internationaux dans le domaine de la PLV (publicité sur lieu de vente) et du luminaire pendant 2 ans.
Stéphanie Zhao : Je suis née en France et j’ai grandi en Chine où j’ai été scolarisée dans un système international sino-anglo-francais. Cela m’a permis, très tôt, de naviguer entre plusieurs pays pour les études et le travail. J’ai fait une licence de gestion à Paris Dauphine puis un MBA à l’université Nanyang de Singapour. J’ai travaillé plusieurs années en Chine puis en France dans le commerce international avec l’Asie et l’Europe dans des domaines aussi variés que la PLV, le vin ou le consulting. Nous sommes revenus il y a 1 an en France pour développer l’activité de Z&Z qui commercialise de la PLV en Europe.
Quelle est l’activité de Z&Z Solutions, et quels sont les effectifs de l’entreprise ?
Nous sommes actuellement basés à l’espace Créatis de Saint Quentin, d’où nous pilotons tous nos projets. Nous nous sommes installés là car Hervé est originaire de St Quentin et Paris n’est qu’à 1h de trajet.
Nous sommes à l’écoute de nos clients basés en Europe pour leurs concepts de PLV de magasins, nous offrons une chaîne de services qui débute de la conception jusqu’à la livraison en magasins.
Nous sommes en contact continu avec nos fournisseurs en Chine à qui nous transmettons les demandes de nos clients. Cela passe par les cahiers des charges et dessins industriels traduits. Nous travaillons ensemble pour trouver les meilleures solutions qui répondent aux besoins de nos clients européens.
Vous êtes équipés full Microsoft : Office 365 et tablette Surface. Pourquoi ce choix ?
Lorsque nous étions en Chine, l’entreprise pour laquelle nous travaillions était équipée d’un serveur et d’un système de tchat internes. Nous nous sommes très vite rendu compte que non seulement ces outils ne suffisaient pas mais en plus que l’accès était difficile – même en Chine !
A l’époque, nous étions tous deux gestionnaires de projets pour la région Chine et Asie Pacifique. De ce fait, nous étions très souvent en déplacement chantier ou rendez-vous clients.
De par la nature de notre job, nous avions besoin d’un système sécurisé qui nous permettait d’avoir accès à tous nos documents et aux documents de nos équipes à n’importe quel moment de la journée – à noter que quand nous étions en Europe, nous avions au moins 6h de décalage avec la Chine.
Nous avions testé plusieurs solutions : Dropbox pour entreprise, un système de CRM cloud (Zoho) etc, mais très souvent, ces programmes ne fonctionnaient pas en Chine car leur accès était tout simplement bloqué. Nous avions découvert que seul Office 365 passait absolument partout dans le monde – et répondait à quasiment tous nos besoins.
Comme nous étions déjà habitués de par nos études à l’utilisation d’Office 365, la conversion s’est faite très rapidement pour nous. Nous nous sommes même équipés de tablettes surface, car elles sont tellement plus faciles à transporter que nos ordinateurs portables !
Vous vous investissez à fond dans les outils d’Office 365 : qu’en attendez-vous en termes d’usage dans votre TPE ?
Ce n’est pas parce que nous sommes en TPE maintenant en France que nous n’avons plus besoin des outils d’Office 365.
Les dossiers que nous gérons nécessitent énormément de sens du détail. Très souvent, nos clients ont plusieurs départements qui peuvent nous contacter pour plusieurs projets différents. Parfois ce n’est pas une mince affaire de retrouver les échanges et les fichiers correspondants, de se rappeler qui est notre interlocuteur et pour quel projet, ou même de voir l’état d’avancement d’une commande.
Quand nous avons pris Office 365, nous avons opté pour la Licence Business Premium, car elle nous donnait accès, outre le pack classique Word Excel Powerpoint etc., à Sharepoint, Teams, One Note, Todo et Planner.
Cela faisait beaucoup d’outils, et nous savions que de nous même, nous ne saurions pas les exploiter à 100% de leurs capacité. C’est pour cela que nous avons fait appel à Christophe Coupez consultant d’Abalon qui nous a appris et guidé dans l’utilisation de chaque outil pendant une matinée.
Notre but était vraiment de rendre notre quotidien plus simple et efficace à gérer. Comme nous ne sommes que 2 dans le bureau, nous nous devons de connaitre chaque projet l’un et l’autre pour éviter des oublis. Notre plus grande phobie est bien d’oublier une commande ou d’oublier de transmettre un détail important à la production.
Avec Teams, nous avons pu mettre en commun tous les documents importants de chaque projet (pièces jointes, emails, brief appel téléphoniques etc), pour mieux partager entre nous et surtout garantir une tracabilité de nos actions.
Planner nous permet de suivre toutes les actions que nous avons réalisées ou devons réaliser ensemble.
Todo permet à chacun de noter sa petite check list d’actions individuelles à faire.
Sharepoint nous a permis de mettre en place un système de gestion de factures beaucoup plus interactif qu’Excel. Ce system est également partagé avec notre cabinet comptable en temps réel. Plus encore, Sharepoint nous permet d’éviter un échange infini d’email avec pièces jointes avec notre collègue qui gère notre stock physique de PLV. Nous avons créé une plateforme unique à laquelle elle a accès facilement et où tous les documents sont partagés.
Au-delà de l’utilisation entre nous à Z and Z, nous aimerions étendre l’utilisation à la communication entre nos fournisseurs chinois et nous. Par exemple, en créant un Teams avec eux, pour pouvoir échanger des plans accompagnés de commentaires sur les modifications etc.
Nous pensons que l’utilisation de Teams serait également bénéfique avec nos clients récurrents. Ils pourraient avoir accès à une plateforme bien ordonnée, bien classée, sur laquelle nous centraliserions tous nos documents et tous nos discussions, au lieu d’une ribambelle d’emails avec pièces jointes.
Quelles sont les difficultés auxquelles vous vous attendez pour atteindre cet objectif ?
A Z&Z, nous n’avons pas eu de difficultés à adopter la technologie Office 365. C’était évident pour nous que pour le prix payé (seulement une douzaine d’euros par mois pour deux licences), nous pouvions gagner beaucoup plus en temps, en efficacité et puis en flexibilité.
Nous avons conscience que ce sera plus difficile de convaincre nos clients ou nos fournisseurs d’utiliser une plateforme en dehors de leur plateforme de société, mais nous pensons que tout est possible et que Christophe saura nous aider.
Bien sûr, il faut se former pour savoir utiliser le dispositif global à 100% de sa capacité. Nous avions essayé de « bidouiller », comprendre par nous même le fonctionnement, mais nous finissions par passer énormément de temps pour un résultat très moyen. Alors il ne faut pas hésiter à faire intervenir un professionnel pour avancer plus vite !
En tout cas, nous avons déjà investi dans le bon dispositif, car même des grands groupes industriels de 200 000 personnes utilisent cet outil, il n’y a plus qu’à décrocher des commandes.
Z&Z Solutions
Stéphanie Zhao et Hervé Aubry
6 Avenue Archimède, 02100 Saint Quentin, France
+33 (0)7 67 07 84 49