J'ai publié récemment un billet sur le rôle des assistant(e)s dans la transformation digitale des entreprises (cliquer ici). Ce billet m'avait été inspiré par deux dernières missions d'accompagnement sur ce sujet.
Dans la suite de ce sujet, je vous propose une illustration concrète de mes propos, avec l'interview de Lina Baldenweck, assistante & actrice de la transformation digitale de la structure qui l'emploie.
Dès mes premiers échanges, j'avais été séduit par la passion de Lina pour les solutions du digital et sa capacité à réussir à "réinventer" le quotidien avec ces outils. J'avais été aussi fortement impressionné par la qualité de ses supports d'accompagnement (vidéo, plaquettes, infographie, ...) prouvant s'il le fallait que Lina a parfaitement compris que l'outil sans l'accompagnement ne permet pas le développement de l'usage.
Lina Baldenweck illustre parfaitement le cas du collaborateur / collaboratrice qui va au delà de sa mission, pour finalement trouver et porter des solutions efficaces pour optimiser son travail et celui de ses collègues, et au delà augmenter l'efficacité de l'entreprise.
Pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
Je m'appelle Lina et j'ai 49 ans. Je suis entrée tardivement sur le marché du travail à l'âge de 34 ans car j'ai souhaité avant tout me consacrer entièrement à mon rôle de mère de famille.
En 2003, un de mes amis m'a parlé d'une entreprise qui pourrait me permettre un retour à l'emploi en me subventionnant une formation. C'est comme ça que j'ai débuté une formation chez IFOCOP (Institut de Formation Commerciale Permanente) en technique administrative commerciale et bureautique, en alternance au CFA d'Ocquerre dans le 77, un centre de formation pour apprentis dans le BTP.
J'ai été agréablement surprise lorsque le CFA m'a proposé un poste d'assistante pédagogique après l'obtention de ma certification. Au bout de 5 ans, j'ai eu une promotion et mes missions ont évolué sur un poste de responsable de secrétariat.
En 2014, nouvelle promotion suite à un départ : on m'a proposé un poste de cadre au sein de l'association gestionnaire BTP CFA Ile-de-France. C'est le poste que j'occupe encore aujourd'hui.
Quelle est votre mission aujourd’hui ?
Mon poste comporte des missions extrêmement diversifiées que l’on peut classer en deux catégories. Je suis d'une part l'assistante du secrétaire général et donc j'ai en charge la gestion de l'organisation liée à nos obligations statutaires puisque BTP CFA Ile-de-France est une association régie par la loi 1901.
Et d'autre part, je suis responsable du développement administratif pour l'ensemble des 7 CFA BTP implantés en Ile-de-France. C'est avant tout un travail de coordination, de collecte de données mais aussi d’information et de gestion de supports.
Je suis responsable applicatif et administratrice de l'ERP YPAREO : c'est un logiciel métier dédié au suivi des apprenants qu'ils soient en apprentissage ou en formation continue. Je gère la gestion des droits, des profils et le paramétrage des formations. Je forme le personnel administratif et optimise l’automatisation de process sur le logiciel.
Le dernier projet que j’ai mené concernait la gestion de la formation continue par YPAREO.J’ai constitué une petite équipe administrative pour intégrer des documents et ainsi automatiser le process que j’ai documenté par le biais de supports écrits et vidéos.
Je constitue également des documents de communication internes et externes: des infographies pour appuyer les supports écrits, des supports vidéos, des présentations PowerPoint mais aussi la conception de publi-rédactionnels, de cartons adressés auprès d'entreprises et de cabinets comptables pour la collecte de taxe d’apprentissage, le rapport d’activité annuel sans oublier la mise à jour du site internet.
Travailler en équipe avec 7 CFA, par le biais d’e-mails ou par téléphone, a vite ses limites. J’ai donc proposé à ma direction de travailler avec les outils d’Office 365 pour gagner en efficacité.
Quelles sont les solutions que vous avez mises en place et poussées ?
En 2016, j’ai d’abord mis en place OneDrive pour travailler de manière collaborative avec les équipes des CFA. Avant cela, j’avais déjà beaucoup sensibiliser les équipes administratives sur l’utilisation de OneDrive avec lesquelles je partageais déjà des documents (il faut dire que je commençais moi-même à exploiter ces outils).
J’ai demandé à ce que chacun renseigne des fichiers en utilisant l’ouverture des applications avec le navigateur. Depuis, j’ai structuré mon OneDrive en donnant accès à un espace dédié aux équipes. Ainsi, je n’ai plus à me préoccuper de la gestion des droits, sauf pour les nouveaux utilisateurs.
Fin 2017, j’ai élargi le partage de documents auprès de nos administrateurs. Ainsi, chacun a accès aux documents des réunions statutaires et peut les consulter quand il le souhaite. Nos administrateurs du bureau ont été dotés d’un Ipad sur lequel j’ai installé l’application OneDrive. Ce qui leur a facilité la consultation des documents.
A cette époque, j’ai découvert Teams, je l’ai testé et j’ai vite compris les avantage de cette application. L’objectif : diminuer la réception des mails en interne. Aussi j’ai créé plusieurs équipes et des canaux en fonction de thèmes.
L’application m’a permis de gérer les échanges autour de problèmes communs et d’apporter en direct sur l’onglet conversation la solution auprès de l’ensemble des utilisateurs. J’ai vite compris aussi l’intérêt des connecteurs de type OneNote ou Stream.
OneNote me sert dorénavant de support. Pour chaque équipe dans l’onglet général, j’ai intégré un onglet Bloc-Note qui me permettait au début de conserver ce que j’écrivais dans le canal. Au bout de 2 ans d’utilisation, je peux dire que c’est une réussite. Les équipes consultent directement leur bloc-notes à partir de l’application de bureau. Et j’intègre un petit message dans Teams, pour les informer de la création d’un nouveau mode opératoire dans OneNote. Les équipes elles-mêmes contribuent à l’enrichissement du bloc-notes.
J’ai créé également une chaîne vidéo Stream dédiée aux tutos et plus spécifiquement, un canal Stream intitulé « les outils collaboratifs » que j’ai intégré sur Teams, J’intègre mes vidéos directement sur Stream et elles sont synchronisées sur le canal de Teams.
J’ai demandé également aux équipes d’utiliser Skype Entreprise. Beaucoup n’ont pas compris le pourquoi au départ, les utilisateurs commençaient à penser que ça faisait beaucoup trop d’outils. J’ai réussi à les convaincre lorsque j’ai commencé à partager mon écran ou eux, le leur, dans le cadre d’échanges ou de conseils. J’ai débloqué beaucoup de situations à distance et les utilisateurs en étaient ravis.
Avec Teams, j’ai découvert SharePoint et Flow avec la possibilité de créer des listes et des workflows. J’ai donc créé une première liste pour automatiser la demande de création de fiche métier : dès lors qu’un métier est ajouté à la liste, une demande par mail est envoyé aux directions de CFA par le biais d’un workflow leur demandant la création de la fiche.
J’ai également automatisé le renouvellement d’un agrément en fonction d’une date. Trois mois avant la fin de l’agrément, un mail est envoyé aux directions de CFA pour leur demander de constituer le renouvellement.
J'ai utilisé aussi l'outil Forms pour répondre à des invitations ou inauguration. C'est vrai qu’il paraît épuré en matière de design. Toutefois, il a son avantage. Couplé à Flow, j'ai créé deux formulaires accessibles depuis le site internet, dans le cadre de nos obligations liées à la certification de la formation continue : un formulaire de satisfaction "client de la formation" et un autre dédié aux formateurs.
Le résultat du formulaire était difficilement exploitable en l'état. J'ai donc créé une liste Sharepoint en fonction des items des formulaires qui permet de compiler toutes les entrées de manière automatique. Ainsi, la personne en charge de gérer la satisfaction client peut à tout moment extraire la liste en format csv. De plus, il reçoit une alerte mail à chaque nouvelle réponse.
Depuis que j'utilise Flow, j’ai créé un fichier de « mappage ». Ça m’a semblé une bonne idée pour avoir une vue sur les automatisations : la description du workflow, sur quelle liste, auprès de quelles personnes. Il me semble important de documenter ce que je mets en place, pour la traçabilité.
J’ai tenté de mettre en place Planner mais je ne l’ai pas déployé pour les équipes que je gère de manière transversale. Je le conserve à mon niveau car il m'aide à la planification. Toutefois, je pense que les utilisateurs doivent d’abord acquérir une certaine maturité d’utilisation dans ce qui est déjà en place. On pourra toujours l’exploiter ultérieurement.
Enfin, en 2018, j’ai été nommée pilote de la transformation digitale au vu de tout ce que j'avais déjà mis en place.
Quels sont vos conseils pour que ces solutions soient adoptées ?
Je vais tout d'abord contextualiser ma réponse. Fin 2018, ma direction a souhaité avoir une idée plus précise de ce que représentait la transformation digitale au sein de notre association et le travail restant à réaliser. J'ai donc réalisé un audit que j'ai présenté au cours d'un CODIR restreint : Je suis partie d’un SWOT interne sur ce qui avait été réalisé, comment les équipes avaient adopté certains usages et ce qui restait à réaliser. Bien entendu, au bas de chaque slide, je donnais quelques idées pour améliorer l’utilisation.
Il s'est avéré que l'ensemble des équipes avec lesquelles je travaillais directement ont adopté plus ou moins facilement ces nouveaux usages. C'était plutôt positif. Pour améliorer davantage la compréhension, je proposais des réunions de formation/information en termes d'accompagnement, avec des process, un retour sur les fondamentaux et bien entendu des vidéos supports.
J'ai pu aussi informer ce CODIR de la difficulté à pénétrer le noyau de direction. J'ai donc proposé de montrer à chaque CODIR, une fonctionnalité d'Office 365 durant 15 minutes.
En quelques réunions, j'ai montré l'utilisation de OneNote qui me servait de support aux comptes rendus de nos réunions. L'utilisation de Teams où je leur ai proposé d'installer l'application directement sur leur téléphone. Ce côté ludique a bien plu car on voyait en direct les messages des uns et des autres en vidéo projection.
En fait, j’essaie avant tout de leur montrer ce qui me passionne dans ces outils c'est à dire leur interactivité entre eux et entre utilisateurs : on peut être sur n'importe quel appareil, sur une application ou bien online, on obtient le même résultat grâce à la synchronisation. C'est le message que j'essaie de faire passer.
Ce côté "gameplay" a toujours fonctionné et attire souvent plus d'adhésion. C'est ainsi que je présente désormais les formations : on crée des dossiers, on intègre des documents, on manipule et on voit le résultat en direct. Il s'agit de fonctionner en mode workshop.
Ce qui crée également l'adhésion, c'est la facilité. Je présente souvent aux équipes l'application OneDrive et sa synchronisation qui permet un accès direct aux dossiers et documents à partir de l'explorateur de fichier d'un ordinateur. Je fais exactement la même chose avec TEAMS et la synchronisation des fichiers. Et pour OneNote, je leur montre également que OneNote peut compiler autant des bloc-notes personnels que professionnels. Je prends exemple sur ma propre utilisation de bloc-notes personnel partagé pour l'organisation d'un voyage en famille par exemple. Cependant, même si on recueille l’adhésion du personnel, il n’en demeure pas moins que la pratique et l’utilisation quotidienne de ces outils aide et facilite grandement leur adoption.
Pour conclure, les utilisateurs quels qu'ils soient, membres de CODIR, de directions, les administratifs, peu importe, sont souvent dans l'attente de solutions et ne le savent pas eux-mêmes ; tout simplement, parce qu’ils n’ont pas conscience de la puissance des outils.
A mon sens, la transformation digitale est l'affaire de tous. Chacun a un rôle à jouer. Une personne ne peut pas constituer à elle seule une équipe projet sur le déploiement des outils collaboratifs. Le fait d'impliquer les équipes sur la réflexion de solutions d'automatisation en posant de simples questions, de type, quelles sont les actions répétitives ou récurrentes que vous effectuez régulièrement ?
En listant les process déjà en place, on peut essayer d'imaginer ensemble ce qu'on pourrait construire pour être plus efficient. Je pense sincèrement qu'en impliquant les équipes à une réflexion commune, on aura une plus grande adhésion aux outils car n'oublions pas que la transformation digitale est avant tout une question humaine.
Quels sont vos prochains projets
Outre la transformation digitale j'ai été missionnée dernièrement sur un projet orienté marketing digital. L'association a formé un projet commun avec deux autres associations gestionnaires régionales pour répondre à une problématique commune : le sourcing.
J'ai donc rédigé pour notre association un plan d'actions en fonction de deux objectifs : la visibilité de l'association sur le web et l'acquisition de sourcing.
Notre projet interrégional a abouti et je suis fière aujourd'hui de déployer ce projet avec l'aide d'un prestataire au niveau marketing digital et d'un freelance sur le côté social media.
J'ai toujours été autodidacte et le marketing digital est un sujet qui me passionne autant qu'Office 365. Je trouve ça "magique". Lorsque je construis un process sur SharePoint, je suis comme un enfant qui construit une voiture en légo et qui est émerveillé quand celle-ci roule enfin !
Sur le marketing digital, ce qui me plaît davantage, c'est de dégager une stratégie, des objectifs à partir desquels le plan d'action va se décliner. On peut être surpris du résultat !
Il y a quelques mois, en discutant avec mon ami, j'ai formulé le souhait de pouvoir exercé dans ces deux "disciplines" : Office 365 et le marketing digital. Eh, bien, il semblerait que mon vœu ait été entendu car on m'a proposé un poste, exactement tel que je l'avais imaginé : consultante Office 365 avec des missions en marketing digital.
Il n'y a pas que le web qui est magique !
A suivre sur le blog de Lina : blog.collaboratips.com
