Comment éviter de couler Teams dans votre entreprise ?

J’interviens souvent dans des entreprises en souffrance en matière de communication, de collaboration, de partage et de maitrise de la connaissance au sens large. Je constate que souvent, plutôt que d’apparaître comme une solution, Microsoft Teams est accusé (à tord) d’être le responsable de tous les maux. En fait, bien souvent, Teams est le révélateur de problèmes de fonds.

Dans cet article, je vais vous donner quelques conseils pour éviter de couler Microsoft Teams au sein de votre entreprise, en m’appuyant sur mon expérience et sur les cas que j’ai rencontrés.

Avant de commencer, quelques mots sur la révolution Microsoft Teams

Microsoft Teams est apparu dans l’offre de Microsoft 365 en 2016. Poussé et popularisé par la crise sanitaire du Covid, Teams a été déployé contraint et forcé dans un grand nombre d’entreprises. Les médias avaient parlé à l’époque (je cite) d’une « digitalisation réussie à marche forcée ».

En fait de digitalisation, Teams aura été principalement utilisé (et encore aujourd’hui) comme une solution de visio conférence : une fonctionnalité qui existe depuis plus de 15 ans avec la solution Microsoft Communicator en 2007, renommée Lync en 2010 , remplacée ensuite par Skype entreprise, solution maintenant remplacée par Teams. Bref rien de bien révolutionnaire. La digitalisation, ce n’est pas ça, comme j’avais pu l’expliquer dans cet article de ZDNet.

Pour comprendre l’importance de Teams il faut se rappeler qu’en matière de solution de collaboration dans les entreprises il y a eu deux révolutions majeures : le déploiement des premières messageries dans les années 1990 et l'arrivée de Microsoft Teams dès 2016 (en réalité Slack dont Microsoft s’est beaucoup inspiré).

Entre les deux, les Réseaux Sociaux d’Entreprise (dont Yammer racheté par Microsoft en 2012 pour faire parti de l’offre Office 365) ont apporté une alternative en termes de communication mais la greffe n’a pas pris partout et presque quinze ans plus tard beaucoup d’entreprises se posent toujours des questions sur l’utilité d’un RSE. Il y a pourtant de formidables réussites dans des entreprises comme dont vous pouvez retrouver des témoignages dans mon dernier livre : Bouygues Telecom (lire), La Poste (lire) ou encore Total Énergies (lire).

Bref, n’utiliser Teams que pour la visio conférence c’est comme acheter une belle et grande voiture uniquement pour écouter de la musique assis dans le siège. L’intérêt de Teams n’est pas là. Sa puissance réside sans la capacité à proposer de nouveaux scénarios de collaboration (découvrir) qui, seuls, apportent les gains d’efficacité et de productivité. Et si vous n’êtes pas convaincu de ce point, il vous sera difficile d’intégrer correctement Teams et les autres outils de Microsoft 365 dans votre entreprise, car cette prise de conscience est un prérequis et le principal moteur de motivation.

Bref, Microsoft Teams n’est résolument pas un problème de plus pour l’entreprise mais au contraire une solution apportant de nouvelles opportunités. Encore faut-il que Microsoft Teams soit correctement intégré dans le « logiciel » de l’entreprise, ce qui est rarement le cas comme nous allons le voir dans la suite de cet article.

Les symptômes d’une mauvaise santé de Teams dans votre entreprise

Lorsque je suis missionné dans une entreprise pour aider les équipes à bien utiliser Teams, je ne suis pas toujours bien reçu par les collaborateurs car souvent, les erreurs initiales de déploiement ont sapé durablement l’image de l’outil. Bref, j'arrive souvent en terrain miné : les salariés n’y comprennent plus rien, n’y retrouvent rien. Je suis parfois le Xieme consultant appelé au chevet de Teams. Sans grand succès d’ailleurs jusque-là, tout simplement parce que l’attention de mes prédécesseurs s'est porté principalement sur des formations à Teams, alors que le problème est ailleurs.

Les symptômes d’un Teams en perdition dans une entreprise sont souvent les mêmes et ils sont multiples. Je vais vous donner quelques exemples et peut-être allez vous découvrir des situations que vous avez connues ou que vous connaissez au sein de votre société.

> Le symptôme le plus grave c’est la démultiplication des équipes Teams au sein de l’entreprise. Il y a des générations spontanées d’équipes Teams, que les salariés découvrent chaque matin, comme des œufs dans le jardin familial un matin de Pâques. Souvent, et je suis désolé de le dire, ces équipes sont faites en dépit du bon sens. Dans une entreprise, j’avais découvert qu’un collaborateur avait créé 7 équipes Teams pour un même projet, tout simplement parce qu’il ne connaissait pas la notion de canaux : en fait, il n’avait besoin que d’une seule équipe avec sept canaux (conception, réalisation, etc). Cette démultiplication d’équipes Teams contribue en grande partie au sabordage de Teams car les salariés sont rapidement perdus et surtout très agacés. A quoi servent ces groupes qui apparaissent sans avertissement, quels sont les scénarios d’usage associés ? Nul n'est capable de l'expliquer et il y a franchement de quoi être agacé. En quelques semaines seulement, il peut y avoir un rejet massif juste pour cette seule raison.

> Souvent les principes de base de Teams sont mal compris, ce qui plombe son efficacité. Les équipes Teams ne sont pas toujours en cause tout simplement parce que… les équipes Teams ne sont pas utilisées. Un jour, un collaborateur très en colère m’expliquait que Teams était inutilisable et qu’il ne retrouvait rien dedans. Quand on vous dit cela, votre réflexe doit être de répondre : « montrez moi ». Et c’est ainsi que je découvrais que cette personne (un manager) n’utilisait Teams avec ses collaborateurs qu’au travers des conversations privées pour gérer les projets, sa vie d’équipe et d’autres sujets transverses : il n’utilisait pas du tout les équipes. Dans ces conditions, effectivement, aucune chance de s'y retrouver. D’autres collaborateurs m’expliquaient avec la même virulence qu’ils ne retrouvaient jamais rien dans Teams. Réflexe : « montrez moi » et je découvrais que toutes les équipes n’avaient qu’un seul canal, le fameux canal « général » que j’appelle aussi le canal « fourre-tout », qui concentre tous les échanges sur plusieurs sujets différents. Comment s’y retrouver quand tout est mélangé ?

> Les utilisateurs ne connaissent pas assez les fonctionnalités de gestion des équipes & canaux, ce qui les empêche de s'y retrouver. Des salariés m'expliquaient se sentir perdus dès qu’ils devaient gérer plus de trois ou autres équipes. Ca m'interpelle toujours, mois qui suis membre de près de 70 équipes, que je gère sans aucun problème. La raison de leur problème tient simplement au fait que personne ne leur avait expliqué le système de notification (découvrir) qui permet de ne rien perdre des échanges. Par exemple, une grande majorité des utilisateurs ne sait pas qu'il est possible de déplacer les équipes Teams (découvrir) pour faire apparaître en haut de la pile celles qui sont les plus utilisées, ou qu'il est possible de "masquer" des équipes (découvrir) ou masquer des canaux (découvrir) qui ne sont plus utiles. Très peu également connaissent la possibilité de mémoriser une conversation (découvrir) pour la retrouver en un clic, une fonctionnalité bien pratique.

> La plupart ne maîtrisent pas les bonnes pratiques dans Teams, ce qui plante complètement l'usage de Teams. Lors d’un audit, je découvrais que la majorité des membres d’une équipe n’avaient pas compris que pour répondre dans une conversion, il fallait simplement cliquer sur « répondre » (découvrir). Au lieu de cela, ils créaient de nouvelles conversations complètement décorrélées les unes des autres pour répondre aux questions des collègues . On voyait donc des messages énigmatiques (par exemple « ok pour moi ») « flotter » dans les murs de discussion sans lien avec d’autres conversations. En deux jours, toute le monde était perdu, et à juste titre. Leur réflexe a simplement été de dire que Teams est un très mauvais outil (version polie) et que la messagerie était finalement bien plus facile. Vous l’avez compris : si elles ne sont pas recadrées rapidement, ces mauvaises pratiques ruinent une équipe Teams en quelques heures seulement, et l’image de l'outil par la même occasion.

> Sur un même sujet, le manque de maîtrise de l’outil plombe rapidement les échanges dans des équipes Teams : il y a par exemple les utilisateurs qui n’ont pas compris qu’en appuyant sur la touche « entrée » le message est publié : un seul message de dix lignes se transforme alors en dix messages, rendant la collaboration particulièrement compliquée. La bonne pratique est d'activer la "mise en forme" (découvrir). Sur le même sujet, il y a ceux qui ne mettent jamais de titre à leurs nouvelles conversations ce qui rend les fils de discussion difficiles à comprendre, ceux qui n’utilisent pas les mentions (découvrir) ou au contraire qui les utilisent à tour de bras au point d’empêcher les collègues de s’y retrouver. Sans parler des collaborateurs qui ne prennent pas les 2 secondes nécessaires pour choisir le bon canal dans lequel écrire leur message et qui l’écrivent un peu au hasard, sans se soucier du fait que leur manque de rigueur va rendre les équipes Teams incompréhensibles. C’est pour cette raison que j’expliquais dans cet article (lire) que la messagerie est individuelle mais que Teams est collectif : si vous gérez mal votre messagerie, ça n’impacte que vous même, mais faire n’importe quoi dans un équipe Teams, cela impacte tout le collectif. Pour cette raison, les collaborateurs qui manquent de rigueur ou d’implication professionnelle auront donc beaucoup de difficultés à adopter Teams.

> Les utilisateurs ne comprennent pas la place de l'outil dans l'écosystème globale, ce qui impacte l'efficacité collective : très souvent, les salariés sont perdus dans la forêt de solutions de partage et de stockage des fichiers. Notez que ce n'est pas un problème Teams : ils étaient déjà perdus dans les serveurs de fichiers aux profondeurs abyssales, qui sont d’ailleurs toujours en service. Mais les entreprises se sont habituées au désordre des vieux serveurs et parfois même, elles en plaisantent : "nos serveurs de fichiers, ce sont les écuries d'augias" m'avait dit un jour en riant un dirigeant. Mais s’y ajoutent maintenant tous les équipes Teams à foison dont je viens de parler, et là, ça ne fait plus rire. Un salarié particulièrement énervé me confiait : « ils [la direction] nous laissent nous débrouiller mais moi, je suis complément perdu ». Ce n’est donc pas réellement Teams le problème, mais Teams est la goutte qui fait déborder le vase bien rempli pendant 30 ans et c’est donc forcément la faute de la goutte.

> Les utilisateurs utilisent Teams (parce qu'on leur demande) mais ils n'y voient aucun gain, mais que de la gêne : c'est ce qui arrive quand les salariés n’ont pas du tout changé leurs scénarios de travail. Or Teams DOIT se substituer à la messagerie pour la plupart de la collaboration interne et non pas s’ajouter EN PLUS de la messagerie. Ainsi, il est complètement incohérent de créer une équipe Teams pour un projet, mais de continuer à s’envoyer des mails pour collaborer ou de partager des fichiers sur ce même projet, avec un serveur de fichiers, comme je le vois encore trop souvent. C’est un peu comme passer d’une calèche à cheval à l’automobile avec le vain espoir d’être plus rapide, mais de continuer à atteler l’automobile à des chevaux pour ne pas trop changer les habitudes. En faisant cela, on ne gagne rien : au contraire, on perd en efficacité car rien de mieux qu’une calèche légère si on ne veut pas abandonner les chevaux.

> Il y a une fracture digitale au sein de l’entreprise, qui oblige à collaborer selon deux modes : il y a ceux qui ont compris Teams et qui l’utilisent et les autres qui ne veulent pas l’utiliser pour une multitude de raisons dont certaines ont été abordées ici. Des salariés se sentent alors obligés de travailler en double : écrire dans Teams pour ceux qui ont adopté l’outil, et « doubler » (un terme souvent utilisé dans ce contexte) leur message par mail pour ceux qui ont décidé de ne pas utiliser Teams. Ce double jeu ne dure qu’un temps très court, car très vite l’entreprise va décréter que Teams fait perdre du temps alors que Teams n’est pas un problème mais une solution pour être plus efficace.

J’arrête ici la litanie des symptômes les plus évidents mais bien évidemment cette liste est loin d’être exhaustive. Une chose est sure : tous les points que j’ai évoqués contribuent à saborder très rapidement et définitivement Teams au sein de l’entreprise.

A minima, mal déployé, Teams n’apporte aucun gain aux salariés : il n’y a donc aucun intérêt à l’utiliser aux yeux de vos collaborateurs. Mais mal intégré dans le quotidien, l’outil peut aussi faire perdre de l’efficacité et au final, l’image de la solution peut vite devenir désastreuse. Les collaborateurs (et leurs managers) vont développer des "anticorps" et toute personne qui plébiscitera Teams sera être mal reçue par ses collègues. Dans ces situations, l’entreprise va relancer en urgence des « formations » mais en pure perte. C’est comme mettre un pansement sur une jambe cassée.

Comment éviter de couler l'expérience de Teams dans l'entreprise ?

Après avoir décrit tout ce qui peut couler l'expérience de Teams dans l'entreprise, il est temps d'expliquer comment éviter cette issue fatale. Tout dépendra bien évidemment de la manière dont l'entreprise va aborder le déploiement de l'outil.

En la matière chaque entreprise a sa propre approche : certaines se contentent d'acheter les licences et de dire aux collaborateurs "allez-y c'est disponible", sans accompagnement particulier : touché - coulé en un coup. Le plus souvent, l'accompagnement se résume à une "formation" (plus ou moins adéquate), comme on le fait pour tout outil bureautique depuis 30 ans. Bien sûr, la formation est indispensable comme nous allons le voir, mais ce n'est suffisant car Teams est bien plus qu'un simple outil bureautique.

Au final, rares sont les entreprises qui abordent le sujet sous le bon angle. Mon métier c'est justement d'aider les entreprises à faire les choses dans le bon ordre. Voici mes recommandations :

> Mettre Teams au coeur d'une stratégie globale Microsoft 365 pour un positionnement cohérent : la grande erreur consiste à se focaliser uniquement sur Teams alors que Teams n'est qu'un outil (certes, central) au sein d'un écosystème global dont on ne doit pas faire abstraction. C'est un peu comme les cordes d'une guitare : Teams est une des cordes, mais si on veut jouer un accord, on a besoin de toutes les autres cordes. Réussir le déploiement de Teams passe donc par la définition plus large d'une stratégie de déploiement de Microsoft 365, comme je l'explique dans cet article (lire). Pour cela, il faut se donner une ambition et créer une dynamique de changement. On est souvent loin du compte et tout se résume souvent uniquement à lancer des formations : c'est simple à faire, n'importe quel chef de projet peut contacter des formateurs et planifier des sessions. Par contre, définir une stratégie digitale interne d'entreprise c'est autre chose : ce sont des compétences d'un tout autre niveau et surtout, cela nécessite d'impliquer la direction générale. C’est très certainement pour cette raison que les entreprises font l’impasse sur ce sujet.

> Définir une gouvernance de Teams pour éviter l’anarchie : dans le cadre de la stratégie globale dont je parle juste avant, il est très important de définir une gouvernance d'utilisation de Teams. La principale question à se poser est de savoir si Teams doit être "open bar" (tout le monde peut créer des équipes) ou pas. Je ne suis pas pour la "stérilisation" des initiatives en empêchant les salariés d'utiliser les outils : mais dans le cadre d'un démarrage, avant de donner les "clés" de Teams à toute l'entreprise, je préconise de bien soigner les différentes stratégies et gouvernances et de ne donner les clés qu’aux personnes dûment formées et informées de ces stratégies. Pour cela, je préconise un "passeport" permettant la création d'équipes, qui sera délivré uniquement aux personnes ayant réellement besoin de créer des équipes, et qui auront suivi une formation adaptée à la création / animation des équipes, ainsi que sur les stratégies associées.

> Définir une stratégie documentaire d'entreprise pour guider les collaborateurs : dans le cadre de la stratégie globale dont je parle juste avant, il est indispensable de définir une stratégie documentaire d'entreprise intégrant Teams, mais aussi SharePoint - les deux outils étant étroitement liés, ainsi que OneDrive. Le hub d'entreprise (intranet) dont je parle en détail dans mon dernier livre est également partie intégrante de cette équation. Cette stratégie doit expliquer clairement où mettre les documents, quel outil utiliser, quelle précaution prendre, etc. Comment pourrait-il en être autrement car en intégrant Teams, vous modifiez les paramètres de l'entreprise, dont la gestion documentaire repose depuis 30 ans sur les seuls serveurs de fichiers ? Ce sera une excellente occasion pour mettre de l'ordre et de définir des règles (qui n'existent d’ailleurs certainement pas à l'heure actuelle), car vos salariés sont tout autant perdus avec les vieux serveurs de fichiers. D’ailleurs vous pourrez à cette occasion évoquer leur décommissionnement avec les retours sur investissement à la clé décrits dans cet article.

> Rapprocher documents et dialogue : l'intérêt de Teams est de permettre aux collaborateurs d'avoir dans un seul et même endroit tout ce qui concerne un sujet, que ce soit les dialogues (au travers des posts Teams - à la place des mails) mais aussi tous les documents associés. Si vous dissociez les deux, dialogues et documents, vous complexifiez le scénario de collaboration et de partage. Non seulement vous perdez en intérêt et en opportunité, mais pire que ça, vous compliquez la vie des collaborateurs et ça, c'est le contraire de l'objectif recherché.

Pour comprendre, imaginez, si vos collaborateurs devaient aller dans Teams pour "parler" puis "sortir" et aller dans un autre outil pour accéder ou déposer des documents. Impossible dans une telle situation de poster un message en partageant un document pour proposer aux collègues de donner leur avis, ou mieux, de modifier le document pour le compléter comme dans cet exemple :

A la place, il faudrait dire dans un post Teams "pour info, j'ai déposé le document dans le lecteur S:" et laisser les collègues aller le retrouver. En plus, si le document est sur un serveur de fichiers, ils ne pourront pas le coéditer. Bref, aucun intérêt, et très rapidement, tout le monde reviendra aux mails et serveurs de fichiers. C'est pour cette raison que je recommande toujours une migration rapide des serveurs de fichiers dans Microsoft 365, comme je l'évoque dans cet article "Migration des serveurs de fichiers dans Microsoft 365 : quel retour sur investissement ?"

> Sensibiliser les collaborateurs pour leur donner du sens : vous ne changerez pas les 30 années habitudes de vos collaborateurs avec la messagerie si vous ne donnez pas du sens à cette transformation des usages. Ils doivent comprendre pourquoi il est plus pratique d'utiliser Teams (voir cette vidéo qui l'explique), pour quels gains, pour quels enjeux pour l'entreprise. Ils doivent comprendre qu'il y a une réelle volonté d'entreprise et qu'il y a des réels avantages à changer de scénarios de travail. Cela nécessite l'implication du dirigeant pour montrer son ambition, ainsi que l'implication des directeurs et managers de tous niveaux, pour expliquer et motiver les collaborateurs. Pour cette raison, l'implication des Ressources Humaines est indispensable, comme je l'explique dans cet extrait (gratuit) de mon livre "Le digital interne d'entreprise". C'est le point le plus compliqué car impliquer dirigeants et managers est souvent un sacré challenge.

> Construire une "vitrine", pour donner envie et montrer des exemples : la parole d'un consultant (comme moi) est forcément douteuse pour les salariés. Par contre, montrer des équipes internes qui utilisent pleinement Teams (mais aussi d'autres outils associés, comme Planner par exemple) dans un scénario d'animation de projet (cliquer) cohérent et construit, cela a beaucoup plus de force. Pour cela, il faut identifier des équipes représentatives, volontaires pour être des pionniers, et les aider à réécrire leurs scénarios de travail. C'est ce que je fais avec plusieurs entreprises en ce moment même : c'est ce que j'appelle le "digital working". Ces équipes pourront témoigner et expliquer les gains qu'elles ont gagné dans ces nouveaux modes de collaboration.

> Créer un espace de référence pour expliquer et accompagner les salariés : comme je l'explique dans cet article, il est nécessaire d'accompagner les équipes avec un espace digital (site SharePoint de communication) qui sera l'espace de référence. Les salariés pourront y retrouver toutes les explications nécessaires, les témoignages des pionniers (la vitrine), descriptions de scénarios, tutoriels, etc. Cet espace pourra être accompagné d'une équipe Teams ou d'une communication Yammer pour communiquer, échanger, dialoguer avec les salariés sur ce sujet, répondre à leur question. On ne se limitera pas au seul outil Teams car les scénarios de travail s’appuient sur plusieurs outils complémentaires comme Planner, OneNote, etc

> Former correctement les collaborateurs à Teams pour éviter les mauvaises pratiques : voici enfin ces fameuses formations qui constituent généralement la seule et unique action lancée par les entreprises pour déployer Teams, dans le meilleur des cas. Ces formations sont indispensables pour éviter les mauvaises pratiques qui peuvent rendre Teams inutilisable dans l’entreprise et ruiner son image aux yeux des salariés, de leurs managers et au final des dirigeants. Mais attention ! Ne confiez pas cette phase de formation à n’importe qui et ne l’abordez pas n’importe comment. Tout d’abord il y a résolument deux volets de formation : l’apprentissage de Teams comme simple membre d’une équipe Teams et l’apprentissage de Teams en tant qu’animateur d’une équipe Teams. Ce sont réellement deux sujets à traiter différemment car chaque sujet est riche et surtout, membres et propriétaires d’équipes Teams sont souvent deux populations différentes. C’est en tout cas l’approche que nous avons pris dans notre solution d’accompagnement Abalon « Les essentiels 365 ». A l’issue de la formation à l’animation d’équipes vous pourrez éventuellement délivrer le fameux « passeport » qui autorisera les personnes à créer des équipes. Idéalement ces formations doivent intégrer les gouvernances et règles définies dans votre entreprise. C’est une bonne occasion par exemple pour rappeler la gouvernance documentaire que vous aurez définies, les bonnes pratiques que vous voulez promouvoir dans l’entreprise, les messages de la direction générale et les enjeux pour l’entreprise. Ne loupez surtout pas cette occasion !

> Aider les équipes à réécrire leurs scénarios de travail pour éviter de continuer à travailler « à l’ancienne » : comme je l’avais expliqué, dans une grande majorité des cas, le quotidien des salariés n’a fondamentalement pas changé avec Microsoft 365. Et c'est bien naturel : difficile pour les salariés d’imaginer travailler autrement alors qu’ils ne maîtrisent / connaissent pas les outils de Microsoft 365. C’est à l’entreprise d’aider les équipes à réécrire les scénarios de travail : la constitution d’une « vitrine » est le premier pas dans cette voie, avec le digital working.

> Assurer une supervision pour encadrer et recadrer : tous vos efforts ne vous dispenseront pas d'un suivi et d'un encadrement des pratiques. Il faut (en tout cas pendant les premiers mois) que quelqu'un surveille les usages et recadre si besoin les utilisateurs et les propriétaires d'équipes Teams. Il faut constamment rappeler à l'ordre les dérives d'usage, toujours avec bienveillance. Il faut en tout cas une réelle animation de l'usage de Teams et des outils Microsoft 365 associés. Dans de grandes entreprises, il y a des "product owner" (PO) pour chaque produit : le "PO" de Teams, le "PO" de SharePoint, ... A mon sens, ce n'est pas la meilleure approche, car cela ne favorise pas un usage global de Microsoft 365. Il faut au contraire une supervision résolument généraliste, par une ou des personnes qui maîtrisent la gamme des outils Microsoft 365 pour être capable de les marier ensemble pour créer des scénarios globaux.

> Ne pas mettre de gouvernance trop stricte : la console d'administration de Teams permet de supprimer automatiquement les messages dans Teams passé un certain délai. De nombreuses entreprises ont paramétré la console pour que les messages privés s'effacent au bout de 90 jours par exemple. C'est une doctrine qui peut se comprendre, pour éviter que les collaborateurs utilisent les messages privés pour travailler sur des projets, plutôt que dans des équipes. Mais Teams permet également de supprimer automatiquement également les messages dans les canaux des équipes Teams. Bien entendu, c'est une très mauvaise idée : si les messages de collaboration sur un projet sont effacés après un certain délai, les équipes Teams et les canaux ne contiennent plus l'historique du projet. Dans ce cas, Teams n'a strictement plus aucun intérêt. Une chose est certaine : dans un tel cas de figure, l'entreprise doit être cohérente et appliquer les mêmes règles de suppression dans la messagerie et supprimer les mails de plus de 90 jours. Une règle qu'aucune entreprise n'oserait appliquer, ce qui confirmera la messagerie comme solution de collaboration unique.

En conclusion

Hélas, je ne suis que prescripteur. Lorsque je donne ces recommandations aux entreprises, tel un médecin face à son patient, rares sont celles qui suivent mes prescriptions à la lettre. Pourtant, le déploiement correct de Teams, c'est comme une recette de cuisine (lire mon article à ce sujet) : tous les ingrédients comptent.

Certaines recommandations font peur aux entreprises. Ainsi, quand je parle de définir une stratégie, on imagine des semaines de travail, alors que ce ne sont bien souvent que quelques questions à se poser, quelques orientations à prendre, et surtout à partager. Cette préparation du terrain est pourtant indispensable : ainsi, lorsque j'accompagne une équipe en particulier à transformer leurs scénarios de travail, mais que l'entreprise n'a défini aucune stratégie globale en amont, l'exercice est difficile, car je suis obligé de définir des stratégies locales au niveau des équipes sans avoir la légitimité pour le faire au nom de l’entreprise. C'est souvent très frustrant.

On m'interroge souvent sur le Retour sur Investissement (ROI) de cette démarche d'accompagnement. Il faut surtout voir l'absence de retour d'investissement de vos licences Microsoft 365 si vous ne faites rien, sans parler du coût induit par la désorganisation causée à l'entreprise si l'implantation de ces solutions n'est pas accompagnée.

Une chose est sûre : bien déployé, bien utilisé, Microsoft Teams (avec les autres outils) permet de démultiplier l'efficacité individuelle et collective face aux vieux scénarios de collaboration des années 1990. C'est un constat que je fais depuis plusieurs années, que je ne suis pas seul à faire. Si dans votre entreprise ça n'est pas le cas, il est peut être urgent de suivre les recommandations que je viens de partager avec vous, pour remettre Teams à flot et voguer vers de nouveaux horizons.