Post initialement publié le 22 juin 2022 - corrigé le 25 novembre 2023 pour intégrer les gains apportés par Copilot
Le calcul du ROI (Return Of Investment) des solutions digitales est vraiment la question compliquée, et même souvent la question piège du déploiement des solutions Microsoft 365. Cela fait l'objet de tout un chapitre dans mon dernier livre (page 193); j'en parle également dans cette page de ce site.
Comme il est difficile et même impossible d’y répondre précisément en alignant des chiffres indiscutables en nombre d'euros gagnés, des entreprises en déduisent donc que le ROI est nul. La difficulté est qu’on essaie ici de calculer une somme d’argent concrète que rapporte une technologie alors que les gains sont ailleurs, ou en tout cas impossibles à chiffrer précisément pour plusieurs raisons que nous allons évoquer dans ce billet.
La migration des serveurs de fichiers dans le Cloud Microsoft est un projet complexe pour n’importe quelle entreprise, particulièrement les plus importantes qui alignent des volumétries très fortes. Alors, quand une entreprise me demande quel retour sur investissement (en euros) elle peut attendre de cette opération, la réponse n’est pas évidente. Je vais tout de même essayer de vous donner quelques éléments de réflexion dans ce billet.
Le Retour sur Investissement (ROI), c’est quoi ?
Pour donner une définition simple, le Retour sur Investissement (ROI) d’un projet est la différence entre la valeur que ce projet rapporte à l'entreprise et ce que l'entreprise a dépensé pour le réaliser. Dis comme ça, c’est simple. Mais en réalité, ce n’est pas le cas.
Evaluer ce que vous rapporte un tel projet n’est pas chose évidente. Il y a des gains facilement calculables et d’autres beaucoup moins. Les gains dépendent principalement de la valeur que vous donnez aux choses et dans ce domaine, chaque entreprise a une échelle de valeur différente.
Il faut aussi bien se garder des calculs simplistes. A mes tous débuts, j'avais fait un savant calcul pour exposer à un directeur les gains du nouveau portail intranet : j'estimais qu'il faisait gagner à minima 10 min chaque jour aux collaborateurs. Ensuite le calcul est simple : 10 min pour les 10000 collaborateurs multipliés par un TJM moyen : les chiffres étaient imparables. Il m'a répondu: "si je gagne 10 min, je vais prendre plus de temps pour ma pause café". Il avait raison, les gains étaient ailleurs.
Evaluer ce que ça vous coûte est un peu plus simple. Ce sont les moyens que vous mobilisez pour réaliser le projet. Quoique. On peut le calculer en nombre de jours homme, en licences, en matériels éventuellement. En fait, tout va dépendre de l’énergie que vous allez déployer et de l’ambition que vous avez pour votre projet. Et là, c'est tout de suite moins simple.
Dans le cas d’une migration de serveurs de fichiers vers le Cloud, il y a mille façons de faire cette migration. On peut la faire en mode « brute », en déplaçant physiquement les serveurs de fichiers sans plus de réflexion, ou de façon plus fine. Entre les deux modes, les charges et donc les coûts n’ont rien à voir.
Comment calculer ce que va coûter la migration ?
Comme je l’ai dit, il y a mille façons de migrer des serveurs de fichiers vers le Cloud de Microsoft. Il n'y a donc pas un coût générique de migration : tout dépend de l'orientation que vous allez prendre. L’objectif ici n’est pas de passer en revue les différentes approches possibles mais de vous donner une petite idée en vous décrivant deux méthodes extrêmes.
L’approche brutale ( copy A:\ B:\ )
Cette méthode « brutale » consiste à se dire qu’une migration d’un serveur de fichiers n'est finalement ni plus ni moins qu'une copie à l'identique des arborescences de dossiers / sous dossiers de serveurs de fichiers vers des sites SharePoint. On prend alors un outil qui va copier les fichiers des serveurs vers des listes de documents, créées dans des sites SharePoint, en reprenant les arborescences et les droits positionnés sur les dossiers.
Ca ne se passe jamais sans accroc : les noms « à rallonge » des fichiers et les profondeurs abyssales des dossiers / sous dossiers dans les serveurs de fichiers ne font pas bon ménage avec la limite de taille des URLs des fichiers (une limite que n’ont pas les serveurs de fichiers). L’outil de migration remonte souvent des erreurs qu’il faut corriger.
La bande passante du réseau est aussi un point important dont il faut tenir compte durant l’opération, surtout si les volumes sont importants. Et si SharePoint aligne des limites très élevés en nombre d’éléments, mieux vaut faire appel à un expert expérimenté si on souhaite « bourrer » un site SharePoint avec le contenu d’un serveur de fichiers rempli à ras bord.
Le plus gros problème avec cette méthode, c’est qu’on se contente de déplacer la misère. Ca revient à déménager une maison pleine de déchets sans faire de tri au préalable ni monter de nouvelles étagères. En effet, très souvent, les serveurs de fichiers héritent généralement d’un lourd historique et d’une certaine anarchie (lire cet article sur les maux des entreprises). Cette méthode brutale va recréer cette anarchie dans des sites SharePoint sans donner à l’entreprise l’opportunité d’améliorer les choses.
En particulier, les serveurs de fichiers souffrent généralement de problèmes critiques de positionnement de droits d’accès. A force de cloisonner par direction, mais de vouloir quand même partager en transverse (!), des droits se sont ouverts au-petit-bonheur-la-chance au fil du temps. Résultat: plus personne n’est plus capable de maîtriser quoi que ce soit. En appliquant cette méthode brutale, vous reproduisez ces problèmes de sécurité d’accès, alors que vous aviez l’occasion unique de les corriger. On parle de droits d’accès, de sécurité, de confidentialité des données : ce n’est pas anodin, vous en conviendrez.
Plus grave encore selon moi, cette méthode pose un problème d'usage. Les usages des serveurs de fichiers sont très différents de ceux des outils comme SharePoint & Teams. Ce qui est très commode avec un serveur de fichiers, grâce à la rusticité de l’explorateur de fichiers, peut se révéler parfois bien moins pratique à faire de la même manière via des sites SharePoint.
Certes, SharePoint permet de « synchroniser » les fichiers sur l'explorateur de fichiers pour les retrouver dans l’explorateur de fichier (via OneDrive), mais cette synchronisation, sur de très gros volumes documentaires peut s’avérer compliquée. Au final, vouloir « imiter » le serveur de fichiers avec des sites SharePoint n’est pas forcément une bonne idée, tout simplement parce que SharePoint… n’est pas un serveur de fichiers.
Pour être honnête, cette approche est la plus rapide, "la plus simple" à comprendre et à mettre en œuvre et certainement la plus économique. Elle a souvent la préférence des informaticiens car on reste ici dans un geste technique, sans avoir réellement besoin de mobiliser les métiers. Si l’objectif est juste de déplacer les fichiers, ça fait le job. Mais il y aura des effets secondaires comme vous l'avez compris.
L’autre approche : par les usages
L’approche par les usages est celle que je recommande : c'est le fruit d'une prise de conscience que la réussite d’une migration, ce n’est pas simplement de déplacer des fichiers. La réussite d’une migration de serveurs de fichiers c’est de parvenir à profiter de cette occasion unique (car elle ne se représentera pas de sitôt, sachez le) pour améliorer / corriger les problèmes : la structuration, l'accès aux documents, le positionnement des droits, …
La réussite d’une migration c’est aussi de parvenir à apporter des gains d’usage et une satisfaction supplémentaire aux collaborateurs. Si le résultat de la migration aboutit à simplement déplacer les problèmes de A vers B, en gardant les mêmes problèmes tout en ajoutant au passage de nouveaux soucis (car SharePoint est moins « pratique » pour du simple fichier), alors le projet sera un échec aux yeux des collaborateurs à qui vous aurez complexifié leur quotidien sans apporter de gains.
Pour réussir une migration des fichiers dans le Cloud, il faut respecter les usages des outils dans le cloud, et non imiter les usages des serveurs de fichiers. Il faut savoir passer à autre chose, changer de paradigme, changer de scénarios d'usage. Autrement dit, quand on fait la migration des fichiers, il faut en profiter pour déplacer les fichiers dans le bon outil, pour être conforme aux règles de l'art en termes d'usages.
Il faut également que cela respecte la stratégie documentaire, que vous aurez préalablement réécrite. Et c’est logique, tout simplement parce que les usages documentaires avec tous les outils de Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive, …) sont évidemment différents des usages proposés par les serveurs de fichiers.
L’approche « par les usages » est plus complexe bien évidemment que l’approche « brutale », car il faut comprendre le contexte des fichiers qu’on déplace et définir les dispositifs qu'il faut créer pour les accueillir : Teams, SharePoint, OneDrive. Les métiers sont ici fortement mobilisés ce qui rebute beaucoup les DSI, alors que dans le mode précédent, les métiers n’avaient pas trop à intervenir.
Par exemple :
Les documents « individuels » présents sur les serveurs de fichiers (les fameux dossiers au nom des collaborateurs) sont à déplacer dans les OneDrive des collaborateurs : ils s’en chargeront eux-mêmes
Les documents « projets » vont dans des équipes Teams projets à créer, conformément à la stratégie documentaire
Les documents « équipes » dans des équipes Teams d’animation des équipes à créer, pour la même raison
Des espaces documentaires « d’entreprise » seront créés dans des espaces SharePoint par exemple, accessibles depuis l’intranet (Hub)
Les vidéos seront stockées dans des canaux dans Stream
Etc.
Certains fichiers auront besoin d’un traitement spécial : les exécutables, les rush vidéos, etc. Ceux là n’auront pas forcément leur place dans des solutions SharePoint.
L’objectif de cette approche est de décommissionner (progressivement ou rapidement) les serveurs de fichiers tout en réorganisant les fichiers dans le respect de l’état de l’art des usages de Microsoft 365. Cette méthode nécessite une préparation en amont un peu plus soignée qu’un simple « déplacement de A vers B » et une forte implication des métiers.
Evidemment, les efforts à déployer entre ces deux méthodes n’ont rien à voir et donc le coût de la réalisation n’a rien de commun, ce qui aura un impact sur le ROI. Dans le premier cas, c’est une opération technique tandis que dans le second, il y a une phase d’analyse importante avec l’implication de spécialistes et des référents métiers qu’il faut animer tout au long de la démarche.
Comment chiffrer les gains de la migration ?
Revenons sur le sujet du retour sur investissement de la migration des serveurs de fichiers. Nous venons de voir que le coût de sa réalisation dépend de l’approche qui sera adoptée : brutale ou toute en finesse en exploitant les opportunités de Microsoft 365. Mais qu’en est-il des gains apportés par la migration et surtout, de son chiffrage ?
Ce qui est facilement chiffrable
Le décommissionnement des serveurs de fichiers apporte un gain direct et facilement calculable : c’est la suppression des serveurs de fichiers qui pourront être débranchés à l’issue de l’opération. Les économies portent sur le TCO (Total Cost of Ownership = le coût total de possession) qui comprendre par exemple les coûts de licences et de matériels... :
Les serveurs physiques retirés (= gains en salle machine pour autre chose + revente au broker)
Les licences des systèmes d’exploitation sur les serveurs
Les licences des outils + matériels d’archivage / restauration
Les coûts d’alimentation électrique
...
… mais également les économies indirectes :
Les économies sur le coût des tickets hotline de demande de restauration d’un fichier qu’on a supprimé par erreur (car avec le Cloud on a une corbeille – plus besoin d’appeler la hotline)
Les économies sur le coût des intervenants qui supervisent les serveurs et qui gèrent les sauvegardes / restauration
…
Le chiffrage des gains des usages
Les services apportés par les serveurs de fichiers n’ont guère évolué depuis les premières versions avec Windows 3.11 for Workgroups. Les serveurs de fichiers stockent des fichiers, dans des dossiers, avec des droits positionnés sur les dossiers. Point barre.
A l’inverse, les usages apportés par les outils de Microsoft 365 sont très riches. Si on ne regarde que les gains fonctionnels liés au traitement des fichiers avec OneDrive ou SharePoint, la liste est très longue (et non exhaustive) :
Versionning des fichiers (pouvoir retrouver une ancienne version d’un fichier en un clic plutôt que de demander à l’IT la restauration physique du fichier à un jour J)
Corbeille de récupération pour récupérer un fichier supprimé par erreur (plus besoin d'appeler la hotline)
Possibilité d’associer des propriétés aux fichiers pour faire des GED sophistiquées
Diversité des rôles qu'on peut donner aux personnes sur les listes documentaires (déposer, modifier, supprimer, etc)
Enregistrement automatique des fichiers pendant qu'on les écrit (plus de fichier perdu si le PC bloque)
Co-édition à plusieurs sur un même fichier (un usage très attendu par beaucoup)
Edition à partir de la version WEB, PC ou même MOBILE des outils bureautiques
Accès depuis le mobile (OneDrive, SharePoint, Teams, …) : anywhere, anydevice
Traitement automatique liés aux fichiers avec Power Automate (quand fichier déposé, faire tel action)
Notifications en cas de modifications, suppression
Moteur de recherche global / SharePoint / OneDrive (indispensable)
Gestion de favoris / derniers docs sur https://www.office.com
Capacité de partage avec l’extérieur (au lieu d’utiliser WeTransfer)
Capacité de partage les fichiers par lien (plutôt que de les mettre en PJ aux mails)
Possibilité de gérer la conformité RGPD des documents
Possibilité de protéger les fichiers "secrets" contre les fuites de données
… (liste non exhaustive)
Comment chiffrer ces gains apportés par ces nouvelles opportunités ? Comment chiffrer en euros l’opportunité pour l’entreprise de faire de la coédition, de retrouver des fichiers en quelques mots clés grâce au moteur, de pouvoir accéder aux fichiers de n’importe où, avec son smartphone ou un PC, de pouvoir retrouver des anciennes versions, de pouvoir être notifié, etc ?
De même, parce que ces fichiers seront migrés dans de nouveaux outils de collaboration et de partage (Teams, SharePoint, Stream pour les vidéos, …), cela apporte de nouvelles opportunités de travail. Mais comment chiffrer les gains concrets de travailler « autrement » pour animer les projets (cliquer ici pour un exemple), pour animer une équipe (cliquer ici pour un exemple), ou autre ?
Quand je parle de la valeur que l'on donne aux choses, j’aime toujours montrer cette image ci-dessous. C’est une œuvre d’art réalisée par l’artiste italien Maurizio Cattelan en 2019. C’est… une banane (une vraie) scotchée sur le mur avec un ruban adhésif. Si pour vous, cette œuvre ne vaut rien (à peine le prix de la banane), pour son acheteur elle valait $120 000.
Ce qu’il faut comprendre ici, c’est que chaque entreprise met une valeur différente à toutes ces nouvelles opportunités, en fonction de ses besoins, de ses priorités, de sa propre maturité sur ces sujets. Une même fonctionnalité peut être inestimable pour une entreprise, et ne rien valoir pour l'autre. C'est cette valeur qu'on donne aux choses dont on dit tenir compte dans le calcul du ROI même si on peut difficilement le chiffrer :
Par exemple, pour certaines entreprises, la coédition des fichiers, le versionning des fichiers, le moteur de recherche etc, ce sont des gadgets, donc ROI = 0. Pour d’autres ce sont des besoins essentiels attendus par les utilisateurs et des gains d’efficacité importants : en tout cas, sans être capable de le chiffrer, le ROI est très loin d'être nul.
Par exemple, pour certaines entreprises, l’utilisation de Teams pour collaborer (voir les exemples de scénarios en cliquant ici), c’est inestimable – pour d’autres c’est sans sujet, voire même carrément non souhaitable (donc ROI = 0)
Dernier point : qui, dans l'entreprise, va estimer la valeur de ces opportunités et les gains qu'elles peuvent apporter ? Si la personne en charge de l'estimation du ROI ne voit personnellement aucun intérêt à ces nouveaux usages, le ROI risque d'en pâtir. Idéalement, il faut confier cette estimation à une personne qui connaît bien le sujet.
Le chiffrage des gains en cybersécurité
Dans une très grande majorité des cas, les cyberattaques ciblent les « file system » qui sont très vulnérables aux attaques de virus, d’autant plus si les serveurs ne sont pas « uptodate » en termes d’OS ou de cyber protection. La migration des fichiers dans le cloud protège les fichiers de ce risque car les différentes sécurités dans Microsoft 365 empêchent la propagation du virus sur les espaces du cloud.
Le calcul du ROI doit donc tenir compte de cette « mise en sécurité » des fichiers dans un cloud sécurisé. Mais comment chiffrer ce gain en euro ? Le ROI est nul tant qu’il n’y a pas d’attaque : par contre, une attaque qui a réussi peut coûter une fortune à l’entreprise.
Le chiffrage des gains en conformité RGPD & fuite des données
le Règlement Générale de la Production de la Donnée n’est pas tendre avec les entreprises prises en faute. Les sanctions peuvent lourdes de conséquences, que ce soit en termes financiers ou en termes d’image. En cas d’audit suite à un incident, mieux vaut être capable de montrer que des dispositifs ont été mis en place pour maîtriser la conformité.
Sur ce sujet, les serveurs de fichiers ne proposent guère de solution (hors solutions tierces éventuellement), contrairement aux fonctionnalités proposées nativement par Microsoft 365, au travers des « étiquettes MIP » (cliquer ici pour en savoir plus) qui permettent de tracer les fichiers sensibles, d'appliquer des stratégies de rétention et d’empêcher des fuites de fichiers sensibles à l'extérieur de l'entreprise (malveillance ou erreur).
Le calcul du ROI de la migration doit donc tenir compte de cette capacité à permettre de maîtriser la conformité une fois les fichiers migrés dans le cloud Microsoft 365. Là aussi, le ROI est nul tant qu’il n’y a aucun problème. Par contre, en cas de fuite de données et enquête, l'absence de disposition particulière pour maîtriser la conformité va alourdir la sanction qui peut aller jusqu’à 2% du chiffre d’affaires annuel mondial, plafonné à 10 millions d’euros.
Le chiffrage des gains en termes d’empreinte carbone
Comme j’ai pu l’expliquer dans mon livre blanc « Pourquoi et comment Microsoft 365 permet de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise », Microsoft 365 offre des garanties en termes de maîtrise de l’empreinte carbone liée au le stockage des documents dans Microsoft 365.
Pour une PME, l’impact est minime. Pour une très grande entreprise, c’est loin d’être le cas. Aucune entreprise privée ne peut concurrencer Microsoft en termes d’empreinte carbone des data centers. Mieux : Microsoft 365 propose désormais des reportings vous permettant de calculer l’émission carbone de vos usages digitaux, comme le stockage de vos fichiers : cliquez ici pour en savoir plus.
Le calcul du ROI de la migration doit donc tenir compte également de cette capacité offerte à l’entreprise de maîtriser l'empreinte carbone de son stockage de fichiers. Si l’entreprise est soumise à des critères d’émission carbone (aujourd’hui ou demain), cette capacité à contrôler et à mesurer l’empreinte carbone aura un impact direct sur une éventuelle taxe carbone payée par l’entreprise.
Le chiffrage des gains des prochains usages de l'IAG Copilot
La première version de ce billet avait été publié en juin 2022. À cette date, l'Intelligence Artificielle Générative avec Copilot n'était même pas un sujet puisque la première version de ChatGPT n'a été publiée que six mois après la publication de la première version de cet article, le 30 novembre 2022.
Moins d'un an et demi après (!!!!), Copilot est maintenant la fonctionnalité star de Microsoft 365, aux opportunités inédites que je survole dans cet article "Comment Copilot va booster vos scénarios de travail". Mais d'emblée, il est clair qu'il y aura un avant et un après pour celles et ceux qui ont la chance de disposer d'une (coûteuse) licence. Les premiers retours de Microsoft vont en tout cas dans ce sens, comme décrit dans cet article. Bien entendu, les déclarations d'un éditeur sur l'intérêt de ses outils peuvent toujours sujettes à caution.
En tout cas, une chose est sûre : Copilot va s'alimenter (en grande partie) sur les données stockées dans votre tenant Microsoft 365 (en respectant les droits positionnés sur les contenus). Ce sont les données, les documents dans les OneDrive des utilisateurs, dans les sites SharePoint et les équipes Teams (dont les documents sont stockés dans des sites SharePoint), etc.
Et bien entendu, les fichiers stockés sur vos vieux serveurs de fichiers sont en dehors du scope. Autrement dit, le jour où votre entreprise voudra profiter des opportunités de l'IAG, si vous utilisez toujours les vieux file system, votre Copilot n'aura pas grand chose à se mettre sous la dent.
Bref, si vous souhaitez un jour pouvoir profiter des opportunités de l'IAG, en guise de prérequis, il faudra penser à la migration de vos fichiers dans Microsoft 365. Mais en parallèle, comme vos fichiers iront également en grande partie dans des équipes Teams, il faudra aussi réussir la transformation des usages de vos utilisateurs. Bref, comme expliqué dans mon article "Le retard des entreprises dans les usages Microsoft 365", mieux vaut ne pas s'y prendre trop tard car pour arriver à Copilot, il y a plusieurs marches intermédiaires à monter.
Des volumes de stockage qui ne sont pas infinis (mais extensibles)
Reste un point important : les espaces de stockage dans les sites SharePoint ne sont pas infinis. Le quota total dépend essentiellement du nombre de licence que vous avez achetés. De sorte que si vous versez tous vos serveurs de fichiers dans le Cloud, vous risquez de dépasser votre quota.
Ce quota disponible est visible dans la console SharePoint (comme décrit dans cette page de support Microsoft). Par défaut, l’espace de stockage utilisable est de 1 To par organisation, plus 10 Go par licence achetée (lire dans cette page).
Si vous avez besoin de plus d’espace disque, vous pouvez en acheter depuis la console d’administration Microsoft 365, dans « Facturation », « Modules supplémentaires », « Stockage de fichiers supplémentaires ».
Les prix affichés : 2,04 euros par Go supplémentaires et par an. Autrement dit, ajouter 10 To vous coûtera environ 20 000 euros supplémentaires par an. Un coût non négligeable mais qui reste à comparer aux gains.
Faites le ménage - pour cette raison, la migration ne doit pas se faire sans préparation. Elle doit forcément être précédée par une vraie démarche de nettoyage d’entreprise pour supprimer les fichiers obsolètes et/ou inutiles. Ce n’est pas une opération simple car les collaborateurs ont autre chose à faire que de passer le balai : ils ne vont pas se priver pour vous le dire. Surtout, personne ne pense avoir la légitimité de supprimer des fichiers : personne n'ose jamais le faire.
Pour cette raison, cette démarche doit être sponsorisée par une personne d’autorité dans l’entreprise qui pourra fixer une réelle ambition et responsabiliser tous les managers. Dans certaines sociétés, ces actions aboutissent à la suppression de 40 % à 60% des fichiers issus d’un vieil historique. C'est donc loin d'être anodin. Mais pour parvenir à ce résultat, le sponsor doit mouiller la chemise.
Cette opération de nettoyage apporte de nombreux gains :
Réduction des efforts de migration (donc cela réduit le coût de l’opération)
Réduction de l’espace nécessaire dans le cloud (donc évite des dépenses supplémentaires en stockage)
Non pollution des nouveaux espaces avec des fichiers inutiles, et gain d'efficacité.
Réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise
Bref, quand on parle de Retour sur Investissement, c’est de ça aussi qu’il faut parler car cela a un impact direct sur les coûts de l’opération mais aussi les gains.
La migration des serveurs de fichiers : un levier important pour l’adoption des usages de Microsoft 365
Vous serez peut-être surpris de découvrir que le décommissionnement des serveurs de fichiers est un puissant levier pour l'adoption des usages Microsoft 365 tout simplement parce que cette opération "pousse" concrètement les collaborateurs à passer de l'ancien mode (Serveur de fichiers et messagerie hérités des années 1990) vers de nouveaux modes de partage et de collaboration avec Microsoft 365.
Cette migration peut être une opération progressive ou plus rapide. Et selon l'une ou l'autre des options, cela a un impact direct sur le mode d'adoption des solutions de Microsoft 365.
Le décommissionnement peut être progressif au fur et à mesure des usages. Typiquement, quand une équipe Teams est créée pour animer un projet, il faut supprimer les fichiers de ce projet du serveur de fichiers, pour les copier dans l’équipe Teams. Ainsi, progressivement, les fichiers disparaissent d’eux-mêmes des serveurs de fichiers, en douceur et sans heurt. Dans ce mode d’action, c’est l’adoption des outils de Microsoft 365 qui induit un décommissionnement progressif dans les serveurs de fichiers.
Le décommissionnement peut être plus rapide: en décidant par exemple d’une migration "coup de poing" sur un lapse de temps assez court. Mais dans ce cas, si on acte pour une approche « par les usages », les collaborateurs seront contraints et forcés d’utiliser les outils de Microsoft 365 : OneDrive, Teams, SharePoint. Dans ce mode, c’est l’inverse du cas précédent : c’est le décommissionnement qui induit une nécessaire adoption des outils de Microsoft 365 parce que les utilisateurs n'auront d'autres choix que d'utiliser les solutions de Microsoft 365.
Dans tous les cas, le décommissionnement des serveurs de fichiers est toujours un puissant levier d’adoption de Microsoft 365. Autrement dit, investir dans la migration, c'est aussi investir dans l'adoption des usages Microsoft 365 et donc dans la démarche de transformation digitale interne de l'entreprise. C'est un point dont il faut tenir compte dans l'estimation du retour sur investissement.
En conclusion
Si la migration des serveurs de fichiers est nécessaire et profitable sur bien des points (cyber sécurité, usages, etc), c’est une démarche qu’il ne faut pas aborder à la légère. C’est une opération à la fois technique mais aussi très fonctionnelle qui touche directement le quotidien des collaborateurs.
Une migration de serveurs de fichiers doit se faire idéalement en parallèle avec une démarche de transformation digitale interne des collaborateurs (voir cette vidéo pour en savoir plus), notamment avec un accompagnement des collaborateurs pour qu'ils maîtrisent les nouveaux outils et les nouveaux scénarios apportés par les solutions de Microsoft 365. Certes c'est un autre sujet, mais il est tout aussi important, pour éviter que le décommissionnement brutal des serveurs de fichiers ne plongent les collaborateurs dans le chaos en termes d'usages.
C’est surtout une démarche qui doit être sponsorisée, largement relayée dans l'entreprise, cadencée et animée à la fois pour mettre en mouvement collaborateurs et managers. C'est en tout cas une démarche à forte valeur ajoutée, mais dont le retour sur investissement, s'il reste difficile à évaluer sur un plan financier pur, ne fait pour ma part aucune doute.
La société Abalon a une forte expérience sur ce sujet auprès de grandes sociétés, n'hésitez pas à me contacter ou à contacter Abalon (cliquer ici) en faisant référence à ce billet.
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