Lancé en 2015 sous le nom de Facebook at work, le Réseau Social d’Entreprise de Facebook, Workplace from meta va prochainement arrêter son activité. Son décommissionnement se fera en plusieurs étapes : usage normal jusqu’au 31 août 2025, puis en lecture seule du 1er septembre au 31 mai 2026, avant un arrêt complet à compter du 1er juin 2026.
Pour toutes les sociétés qui avaient fait le choix de cette solution, vient aujourd'hui la question de la solution de remplacement et de la stratégie à adopter pour basculer sur une nouvelle solution. Et changer de RSE ce n’est pas une mince affaire.
Retour sur Workplace from Meta
En 2016, pour répondre à la question d’un client qui hésitait entre Yammer (disponible via ses licences Office 365) et le RSE professionnel de Facebook, j’avais publié un article (cliquer) de comparaison des deux solutions.
Ce n'était ni un mauvais choix, ni un mauvais produit. Mais je ne pense pas me tromper en disant qu'un certain nombre d’entreprises (pas toutes) qui avaient choisi cet outil à l'époque comptaient sur l’aura de Facebook pour réussir l’adoption en entreprise. En faisant ce choix, beaucoup pensaient pouvoir se dispenser de formation et d'accompagnement partant du principe que tous les utilisateurs connaissaient, utilisaient et appréciaient Facebook.
Mais ce n’est pas si simple : d’abord, tous les collaborateurs n'étaient pas forcément adeptes des réseaux sociaux, et encore moins utilisateurs de Facebook. Et surtout, l’usage que l’on a en privé de Facebook n’a rien à voir avec les usages qu’on peut en avoir en entreprise : des personnes très utilisatrices de Facebook en privé peuvent être muettes comme des carpes en entreprise ou très maladroites sur un Réseau Social d'Entreprise, comme je l'expliquais dans cet article publié en 2013.
Aujourd’hui, « Facebook c’est pour les vieux » (dixit mon fils de 15 ans à qui je viens de parler de cet article). L’aura de 2016 a fondu comme neige au soleil et ce n’est peut être pas étranger à la décision d’arrêter les frais sur ce produit. Sans compter que si le début des années 2010 a été l’âge d’or des RSE, en 2025, un grand nombre d’entreprise n’ont toujours pas compris les usages et les opportunités (immenses) d’un Réseau Social d’Entreprise. Surtout, des outils comme Teams sont venus compliquer leur compréhension du sujet.
Quel outil en remplacement ??
Mon ambition ici n’est pas de faire l’inventaire de toutes les solutions de Réseau Social d’Entreprise qui existent sur le marché pour remplacer votre Workplace from meta. D’autres que moi font de très bonnes études sur ce sujet. Et puis surtout, ma spécialité c'est Viva Engage qui s'appelait dans le passé Yammer. C'est le RSE intégré dans Microsoft 365. Mais cet outil est rarement dans la short liste des entreprises, pour trois raisons :
La première raison, c’est que Viva Engage souffre d’une déficit de présentation. Lorsque les entreprises souhaitent découvrir un outil, ils appellent l’éditeur qui se fait une joie de proposer une démonstration et de donner tous les arguments. Tous les éditeurs, sauf Microsoft. Aucun « commercial Microsoft » ne viendra vous faire une démonstration de l’outil que vous avez probablement déjà acheté indirectement via vos licences Microsoft 365. Pour cette raison, j'interviens régulièrement pour faire découvrir l'outil (mais aussi à comprendre son positionnement et ses opportunités pour l'entreprise), mais dans le cadre d'une mission d'accompagnement tarifée, alors que les éditeurs interviennent gratuitement.
La seconde raison, c’est que beaucoup d’entreprises sous-estiment l’intérêt et la puissance de Viva Engage. Pour elles, une solution de qualité est forcément chère. Or Viva Engage leur semble « gratuite » (en fait, intégrée dans les licences Microsoft 365). Donc "ce qui n'est pas cher ne vaut rien" : c’est un argument surprenant que j’ai entendu à plusieurs reprises.
La troisième raison c’est que « on n’achète pas une licence Viva Engage » comme on achète une licence Workplace from méta (4 euros/mois/personne). Comme je l'explique dans mon article comparatif (cliquer), Viva Engage est un des outils de Microsoft 365 : on n'achète donc pas une licence Viva Engage, mais on achète une licence pour tout l'écosystème Microsoft 365 qui contient une vingtaine d'outils au bas mot (cliquez ici pour découvrir ce que contient une licence Microsoft 365 à environ 11 euros/mois/personne).
Pour savoir quel outil choisir pour remplacer votre Workplace from méta, selon moi, le critère principal est de savoir si vous disposez de licences Microsoft 365. Si la réponse est oui, pas besoin de perdre du temps et de l’argent à un appel d’offres pour une nouvelle solution : utilisez Viva Engage, le réseau social d’entreprise de Microsoft 365 pour toutes les raisons que je vais vous expliquer dans le chapitre suivant.
Focus sur Microsoft Viva Engage
L'ex Yammer a bien changé depuis sa première version. En 2020, l'outil a bénéficié d'une mise à niveau bienvenue de son ergonomie. Depuis, Yammer a été renommé Viva Engage : c'est un des outils de la suite Viva de Microsoft 365.
Viva Engage offre un avantage unique que aucune autre solution ne peut proposer : il est au cœur de l'écosystème complet des outils de votre entreprise. Utilisant les mêmes mécanismes de sécurisation que tous vos outils Microsoft 365 (Teams, SharePoint, etc.), il peut s'intégrer parfaitement à votre intranet réalisé avec SharePoint Online. De plus, il est compatible avec Copilot et l'outil Amplify pour orchestrer vos communications.
Mais pour bien bien comprendre Viva Engage, il faut bien comprendre le positionnement d'un Réseau Social d'Entreprise (RSE). Nous sommes en 2025, soit quasiment 15 ans après l'avènement des premiers RSE et rares sont encore les entreprises à bien avoir compris les opportunités d'un RSE, mêmes les plus grandes sociétés.
C'est bien dommage, car bien utilisé, un Réseau Social d'Entreprise est un outil puissant, particulièrement indispensable quand les entreprises doivent aborder de grands virages stratégiques. Voyez par exemple dans ce témoignage (cliquer), comment le Réseau Social d'Entreprise a aidé Bouygues Telecom en 2012 à mobiliser tous les collaborateurs lors du lancement de la 4G. Un engagement impossible à obtenir avec des mails.
En résumé, le Réseau Social d'Entreprise Viva Engage est un outil résolument de communication. Il peut être utilisé pour porter la communication de l'entreprise - à la place des traditionnels mails. Viva Engage propose une communication choisie sur des thèmes qui intéressent les collaborateurs, que ce soient des thèmes métier (des processus, des échanges d'expérience, ...), des thèmes d'innovation (voyez cet exemple - cliquer ici) ou encore des communautés d'intérêt (exemple : les initiatives de réduction d'empreinte carbone, etc). A l'opposé, la communication par mail à l'ancienne, s'apparente à du spamming d'entreprise, souvent non sollicitée, sans possibilité pour les destinataires de réagir et de contribuer, ce qui ne permet en aucune façon l'engagement.
Si vous voulez en savoir plus sur la place d'un RSE dans l'entreprise, je vous recommande mon livre "Réinventer la communication interne d'entreprise avec Microsoft 365" (cliquer ici), ou de voir ma conférence sur le sujet (cliquer ici), ou encore de lire mes différents articles de blog (cliquer).
Les difficultés de migrer vers une autre solution
Soyons clair : tout projet de migration d'une solution à l'autre n'est jamais simple. C'est même souvent très complexe. J'ai publié plusieurs articles (cliquer) déjà sur la migration de serveurs de fichiers vers Microsoft 365 : ce n'est déjà pas un sujet simple. Mais migrer d'un RSE à un autre... c'est carrément une autre paire de manches.
Il y a plusieurs contraintes qui, chacune, sont de vrais challenges.
Première difficulté : prendre en compte les différences de concept des outils. Aucun outil ne se ressemble vraiment. Entre Workplace from méta et l'outil de votre choix, il y aura forcément des différences de structure, de fonctionnalités ou d'authentification. Migrer d'un outil A vers un outil B revient souvent à faire entrer un carré dans un rond.
Seconde difficulté : respecter les identités des auteurs et les dates / heures de publication. On doit migrer des messages écrits par de vraies personnes qui ont un profil utilisateur, à une date et une heure donnée. Migrer ces messages c'est donc d'abord migrer les profils des utilisateurs entre deux outils qui ont probablement des notions différentes de profil. C'est aussi garantir qu'on sera capable de réécrire les messages des utilisateurs, sous leur nom, à la bonne date et à la bonne heure de publication. Ca sous entend aussi d'être capable de conserver le nom des personnes qui ne sont plus dans l'entreprise (et dont qui n'ont pas de compte) pour converser le sens de la discussion. Cela peut sembler évident, mais j'ai déjà vu une migration qui n'avait pas pris en compte ce sujet. Toutes les discussions étaient recopiées, mais elles avaient été attribuées à un compte générique, avec la date et l'heure de l'opération de migration comme seul repère temporel. En d'autres termes, les textes des messages étaient présents, mais sans indication de l'auteur ni de la date originale. Inutilisable.
Troisième difficulté : les documents et pièces jointes aux posts. Dans un Réseau Social d'Entreprise, on peut joindre à un post des images, des vidéos ou des fichiers. Par exemple, dans Viva Engage, ces éléments sont stockés dans un site SharePoint associé à la communauté. La migration doit donc être capable de recopier dans le site SharePoint des éléments actuellement stockés dans Workplace from Méta. Pas si simple, d'autant qu'il faut conserver la confidentialité positionnée sur ces contenus.
Quatrième difficulté : les liens dans les posts. Dans les différents posts, il y aura forcément des liens dans les messages qui pointent d'autres messages, d'autres communautés, ou des documents. Une fois ces messages recopiés dans le nouveau outil de RSE, comment corriger ces liens dans les milliers, dizaines de liens de messages ? Complexe.
Cinquième difficulté : la prise en compte des particularités. Chaque outil offre des fonctionnalités propres. Dans Viva Engage par exemple, on peut créer des post de type "discussion" ou "pool" ou encore "question". Je ne connais pas bien Workplace from meta, mais il doit y avoir des exemples similaires. Comment ces particularités sont-elles "traduites" quand elles sont migrées dans l'autre outil?
Mes recommandations
Vous l'aurez compris, la migration de votre Workplace from méta vers Viva Engage ou vers tout autre outil n'est pas une migration comme une autre. Rien à voir avec la migration de fichier d'un serveur de fichiers vers un site SharePoint, une opération qui n'est déjà pas simple.
Si vous voulez tout de même vous lancer dans cette aventure, voici les recommandations que je peux vous faire :
Décidez bien si le jeu en vaut la chandelle : avant de vous lancer dans une migration longue, complexe, coûteuse et hasardeuse, vérifiez bien que le jeu en vaut la chandelle. Est-ce que réintégrer le contenu de vos communautés dans un nouvel outil est réellement important ? Est-ce que ces contenus valent l'argent que l'opération va coûter ? Quel enjeu y a-t-il dans cette opération?
Faites un inventaire : tous vos anciennes communautés Workplace from meta n'ont pas forcément un intérêt à être conservées. Faites l'inventaire de vos communautés et tirez un trait définitif sur celles qui ne présentent pas d'intérêt à une reprise.
Ayez une idée précise de l'usage de chaque communauté : dans certains cas, les communautés Workplace from meta ont été créées à une époque où Teams n'existait pas encore. Aujourd'hui, le meilleur outil pour le cas d'usage de certaines de vos communautés n'est peut être pas un Réseau Social d'Entreprise comme Viva Engage, mais plutôt un outil comme Teams, avec des canaux. Par exemple, vos anciennes communautés de partage d'expérience sur des sujets complexes auront plutôt intérêt à être reprises avec Teams et des canaux, plutôt que dans une communauté Viva Engage.
Choisissez bien votre nouvel outil de Réseau Social d'Entreprise : sur ce sujet, si vous possédez déjà des licences Microsoft 365 le meilleur choix est Viva Engage. Non seulement la solution est comprise dans le prix de vos licences, et surtout elle est efficace et au coeur de tout l'écosystème. Quand on dispose de licences Microsoft 365, choisir autre chose comme RSE que la solution Viva Engage, c'est comme acheter une voiture Renault, mais vouloir absolument la faire modifier pour y mettre un moteur Peugeot parce que son bruit est plus agréable.
Choisissez bien le partenaire qui se chargera de cette migration : personnellement, je ne suis pas en mesure de garantir que cette migration de Workplace from meta vers Viva Engage (par exemple) est réalisable facilement et pleinement, pour toutes les raisons indiquées dans le paragraphe précédent. Il existe certainement des outils et des experts dûment qualifiés pour réaliser ce type d'opération et je leur laisse bien volontiers cette mission. Mais je vous recommande, avant de vous lancer, de faire un POC (Proof of Concept) sur une seule communauté pour vérifier que la migration se fait pleinement et complètement. Vérifiez bien les points que j'ai évoqués : reprise des identités des auteurs, des dates / heures des publications, des pièces jointes, correction éventuellement des liens, prises en compte des différentes des fonctionnalités, etc. La liste est longue.
Mais ma principale recommandation, c'est de ne pas faire de migration de vos anciens contenus dans le nouvel outil.
Profitez de l'occasion de remettre à plat votre Réseau Social d'Entreprise. Identifiez les communautés qui fonctionnaient bien dans Workplace from Meta et recréez les (vides) dans le nouvel outil, comme Viva Engage : vous en profiterez pour "faire le ménage" pour ne conserver que les communautés ayant un réel intérêt. Si les utilisateurs étaient très actifs dans ces communautés, en à peine 3 jours, vous retrouverez un mur de discussion bien fourni en posts, et plus personne ne portera attention aux anciennes conversations.
Profitez de cette occasion pour repositionner votre RSE dans l'entreprise. C'est l'occasion rêvée pour rappeler son usage, ses opportunités. C'est une formidable occasion pour (re)présenter le catalogue des communautés qui existent et l'intérêt de s'y abonner. A cette occasion, vous pourrez/devrez également proposer quelques tutoriels pour bien comprendre le fonctionnement de l'outil.
Si, vraiment, vous ne voulez pas perdre les post de vos anciennes communautés, faites réaliser une archive de vos murs : cela peut se faire avec un développement qui recopiera (via les APIS) les conversations dans des fichiers PDF, histoire d'immortaliser les échanges. Dans le premier post de la nouvelle communauté Viva Engage, vous pourrez poster ce fichier d'archive : via le moteur de recherche, il sera possible de retrouver des conversations anciennes.
En conclusion
Le Réseau Social d'Entreprise est un sujet qui me passionne depuis maintenant 15 ans, depuis le déploiement du Réseau Social d'Entreprise de Bouygues Telecom. Depuis, j'ai aidé de nombreuses entreprises à faire "décoller" leur RSE (lire cet article) et même publié un livre (cliquer) en 2015 sur ce sujet.
Quelque soit votre choix, je vous félicite, car vous avez en tout cas visiblement l'ambition de prolonger votre expérience de Réseau Social d'Entreprise en dépit de l'arrêt de la solution que vous aviez choisie initialement. Rares sont les entreprises qui ont conscience de l'importance de ce type d'outil pour la communication et l'engagement des collaborateurs dans les sociétés.
J'espère sincèrement que cet article vous aura aidé dans votre démarche. Et si vous souhaitez explorer la piste de Viva Engage en particulier, savoir comment le déployer, préparer son déploiement dans votre entreprise, n'hésitez pas à me contacter (cliquer) : je serai ravi de vous accompagner sur ce sujet.
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