On pourrait penser que seules les grandes entreprises très technophiles et très innovantes s’intéressent aux opportunités de Microsoft 365 pour gagner en productivité et en efficacité. Pourtant, dans cet exemple, ce n’est pas d’une entreprise dont nous allons parler et encore moins d’une entreprise technophile, mais d’une fédération associative consacrée à l’animation, la petite enfance et à la formation.
Pouvez-vous vous présenter ?
Je suis dirigeant, depuis 20 ans, dans l’économie sociale et solidaire et plus précisément dans le champ associatif et l’éducation populaire. Je suis actuellement directeur adjoint de la branche animation de la Fédération Léo Lagrange.
Présente sur l’ensemble du territoire national au travers de plus de 500 sites la Fédération Léo Lagrange intervient au travers la gestion d’activités et dispositifs en direction de tous les publics (900 000 usagers et bénéficiaires), de la petite enfance à l’âge adulte, dans les domaines de l’accueil, de l’éducation, des loisirs, du sport, de l’accompagnement social ou de la formation. salariés et 3000 bénévoles composent nos équipes.
Dans mes fonctions, je participe à la structuration de notre organisation et de ses différents services, à l’amélioration des process avec la double ambition d’offrir une vision globale et nationale de notre activité aux uns, et d’apporter toutes les ressources d’une grande fédération, aux autres, au plus près du terrain.
Comment avez-vous découvert Microsoft 365 ?
J’ai toujours eu un intérêt pour les sujets liés aux systèmes d’information et, au travers de mes différentes fonctions, j’ai piloté le déploiement de plusieurs projets dans ce domaine. Comme beaucoup, j’ai découvert Microsoft 365 progressivement, lorsque nos licences ont évolué. Finalement ce n’est pas un produit que nous avons choisi, mais plutôt quelque chose qui est entré dans notre quotidien avec ses opportunités, ni toutes envisagées ni toutes maitrisées, et ses complexités.
Après plusieurs années d’utilisation relativement basique de SharePoint et de quelques outils annexes, la crise sanitaire et le phénomène de télétravail nous ont conduit à nous emparer plus fortement des possibilités offertes par Microsoft 365 et notamment de Teams et de ses Equipes.
En 2021, nous avons décidé de corriger, structurer et optimiser les usages qui s’étaient répandus de façon empirique au sein de l’organisation.
Quelles sont les opportunités de Microsoft 365 que vous avez identifiées pour votre organisation ?
Parce que nous utilisions déjà, au quotidien, les principaux logiciels de la Suite Office, il apparaissait plus simple de rester dans un environnement de travail déjà connu par nos collaborateurs et de ne pas engager un trop grand changement qui ne serait pas apparu justifié ni adapté à nos besoins.
Dans le cadre de la fusion de nos établissements régionaux et de l’installation de directions « métiers » nationales, Microsoft 365 offrait tout d’abord l’opportunité de proposer un espace commun et partagé à une information fiable et actualisée entre des professionnels de différents métiers répartis sur l’ensemble du territoire national.
Par ailleurs, la structuration de nos usages permet progressivement de structurer et d’uniformiser les workflows en vigueur dans l’organisation, d’enrichir nos ressources documentaires tout en les fiabilisant, d’unifier les flux d’information et de rendre cette information interne / externe accessible.
Comment avez-vous lancé cette démarche ?
Dans ce domaine, comme dans les autres, je suis partisan d’une démarche largement participative et progressive. C’est donc tout d’abord au sein du périmètre restreint de l’un de nos établissements régionaux que nous avons « tâtonné ».
Nous avons tout d’abord étudié les usages en cours dans nos différents services. Nous nous sommes ensuite formés au champ des possibles. Enfin, nous avons défini un projet aux contours clairs, avec un périmètre restreint. Nous avons opté pour l’accompagnement par Abalon tout au long de la démarche. Des entretiens de « préfiguration » entre la direction de l’établissement et Christophe COUPEZ nous ont permis de cerner les contours du projet, d’exprimer nos attentes et d’identifier les possibles.
Après plusieurs mois, nous avons décidé de généraliser la démarche au sein de notre branche métier « animation », au niveau national. Nous avons donc déployé des séquences d’information et ouvert progressivement les accès aux espaces et outils.
Le déploiement de ces nouveaux outils, parce qu’ils ont une dimension partiellement normative, contribue à notre projet de transformation interne (création de deux branches métiers nationales en lieu et place des 5 établissements régionaux actuels). Ce déploiement doit toutefois s’intégrer dans la culture de l’entreprise, se traduire par une plus-value pour les utilisateurs et pour l’organisation et faire l’objet d’attentions particulières aux effets de bord qu’il induit.
Quels dispositifs mettez vous en place ?
Nous utilisons principalement Teams et nous avons structuré plusieurs équipes de travail, interfacées entre elles et regroupées autour d’un Hub « Ressources ». Ce Hub est fonctionnel, mais nous devons nous organiser pour assurer son enrichissement permanent afin qu’il constitue véritablement le point central des flux d’information à destination de nos collaborateurs et un réflexe quotidien.
Nous utilisons régulièrement Forms et occasionnellement Planner qui, s’ils sont simples d’usage, ne répondent pas complètement à nos attentes.
Prochainement, nous souhaitons établir un certain nombre de scénarii et workflow pour limiter les resaisies de données, les multiples transmissions de fichiers et les erreurs. Nous allons aussi exploiter les possibilités offertes par Project pour sécuriser la conduite de notre projet de transformation, améliorer son cadencement, la mobilisation des équipes et l’anticipation des risques.
Selon vous, en quoi l’implication managériale est importante ?
L’implication des managers est fondamentale en amont pour permettre au pilote du projet de mieux cerner les besoins spécifiques à chaque service. Ils doivent donc avoir une bonne compréhension des attentes de la direction, des besoins de leurs collaborateurs et des enjeux. C’est avec ce souci que nous avons mis en place un comité de pilotage de la démarche et que nous avons amorcé notre projet par la formation des membres de ce comité.
Pendant la phase d’implémentation, le rôle des managers est tout aussi important ; ils sont ambassadeurs des bons usages et participent à la résolution rapide des difficultés rencontrées et qui n’avaient pas été anticipées.
Enfin, les managers participent de l’amélioration continue de la solution en animant l’aller-retour entre les équipes utilisatrices et la direction qui pilote le projet.
En effet, au-delà des managers, l’implication de la direction de l’organisation est indispensable. Si les directions des systèmes d’information ou les conseils externes sont essentiels pour l’analyse des besoins techniques ou même l’enrichissement de la réflexion, c’est à la direction que revient le rôle de situer la démarche au service de la stratégie de l’organisation.
Quels sont vos conseils ?
Difficile de délivrer des conseils génériques, les organisations et leurs ressources humaines sont tellement différentes les unes des autres. Pour autant, choisir et même limiter les outils à utiliser dans l’organisation, former régulièrement les équipes aux (bons) usages, informer régulièrement les managers des nouveaux possibles, déployer chaque nouveauté par étapes en associant des équipes « test », sont autant de clés qui me semblent utile à la réussite d’un projet de déploiement ou redéploiement de Microsoft 365.
Vous avez pu lire le livre “Les opportunités de Microsoft 365 expliquées aux dirigeants et décideurs” : qu’en avez-vous pensé ?
J’y ai retrouvé de nombreuses questions parmi celles que je me suis posé. Le livre a le mérite de brosser l’ensemble des sujets attachés au déploiement de Microsoft365 dans une entreprise en allant à chaque fois à l’essentiel. Parfait pour se faire un avis sur la question et pour aborder le sujet avec le niveau d’information nécessaire, cerner les principaux enjeux et éviter les pièges.
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