Au cours de ces dernières années, J’ai pu réaliser un nombre important “d’audits de collaboration et de partage” au sein d’entreprises de toutes tailles et de tous domaines : PME ou grandes sociétés, sociétés privées ou organisations publiques, services, banque, commerce...
Ces audits me permettent de prendre “le pouls” des organisations, de comprendre les difficultés que quasiment toutes les entreprises rencontrent, ce qui constitue un enseignement précieux pour mes missions. En me basant sur ces constats, j’en déduis plus aisément les mesures à prendre pour les aider et l'importance de ces actions. L’objectif de ce billet est de partager avec vous les enseignements de ces audits, et les recommandations que je suis amené à faire pour aider les entreprises dans ce domaine.
En association avec cet article, je vous invite à visionner la vidéo "Arborescence de dossiers ou colonnes SharePoint ?" dont je reparlerai dans l'article.
Audit de collaboration et de partage : c'est quoi ?
Avant d’aller plus loin, quelques mots sur ces “audits de collaboration et de partage”. Pour en parler, je donne souvent l’image du médecin que l’on va consulter lorsqu’on est malade. Vous ne vous sentez pas bien, vous ressentez quelques douleurs ici et là mais sans pouvoir en identifier la cause. Votre médecin - sauf s’il s’appelle le docteur Knock, ne va pas se contenter de vous écouter et vous donner dans la foulée une ordonnance écrite par avance. Il va vous ausculter, vous interroger, palper votre abdomen, prendre votre tension ou vous prescrire examens et radios.
C’est exactement ce que je fais lorsqu’une entreprise me contacte. Souvent, les maux de la collaboration et du partage qu’on me décrit sont très généraux : “les collaborateurs sont stressés”, “on manque d’agilité”, “on perd du temps”, etc. Mais sans savoir exactement ce qui ne tourne pas rond. Comme votre médecin de famille, ces explications générales ne sont pas suffisantes : je n’ai pas d’ordonnances toutes faites (comme par exemple, proposer uniquement des formations Teams – c'est le doliprane des consultants). Chaque situation est particulière et toutes les entreprises sont différentes.
Lorsque je peux le faire (si mon client m’en donne la possibilité), j’essaie de consacrer du temps à ausculter l’entreprise. Je dois lui prendre le pouls, identifier les blocages, comprendre où les collaborateurs ont mal, identifier les zones de souffrance et les thromboses. Pour cette analyse, mon ancien métier d'auditeur informatique au sein du groupe Bouygues m'est précieux. Ensuite, je sais précisément où sont les problèmes et je peux proposer des solutions ciblées pour les régler.
L’audit consiste alors à interroger quelques personnes bien identifiées dans l’entreprise qui ont des fonctions clés dans l’organisation. Des personnes qui connaissent très bien l’entreprise, ou même parfois des nouveaux arrivants qui peuvent apporter une vision intéressante sur la manière dont ils sont “jetés” dans le bain à leur arrivée. Chaque entretien dure de 1H à 1H30. On peut en faire trois dans un après-midi. La précision de l’audit dépend du nombre de personnes rencontrées. Rencontrer entre dix et quinze personnes très différentes permet déjà d’avoir une bonne idée.
La restitution de l’audit est souvent un moment important. Les commanditaires mesurent d’autant mieux la situation que j’utilise les mots utilisés (verbatims) par les collaborateurs que j’ai rencontrés. Je relève les points positifs, mais je ne cache rien des ressentis négatifs. Des verbatims qui font sourire parfois, ou qui font grincer des dents. Les mots utilisés par les collaborateurs de l’entreprise, la manière de répondre aux questions sont souvent révélateurs des problèmes.
Cette restitution permet de donner une photo à l’instant T de la situation et de bien comprendre l’urgence des points à corriger. La restitution est aussi l’occasion que je saisis pour présenter les remèdes que je préconise avec Microsoft 365 en particulier, mais aussi avec de nouvelles postures en général.
Constat : la “chose documentaire” à l’abandon
Le titre est volontiers un peu provocateur. Mais après quelques années d’audit de ce type, c'est ce que je ressens. Je n'en fais bien entendu pas une généralité : il y a évidemment des entreprises qui n'ont aucun souci, mais je ne les croise au cours de mes missions.
En tout cas, dans la très grande majorité des cas, il n’y a pas de stratégie documentaire établie - nous y reviendrons dans le paragraphe suivant. La gestion documentaire de l’entreprise repose souvent sur la politique du “débrouillez-vous” (expression utilisée par un de mes audités), avec toutes les conséquences qu’on imagine.
Pas de règle (ou si peu), pas de consignes, pas de directive, pas toujours de responsable du sujet documentaire même si parfois, le sujet est pris en charge par l’équipe Qualité mais sans souvent sans intégrer la dimension des usages et de Microsoft 365 : on se contente de parler du serveur de fichier et de la norme de nommage de fichiers, comme je l'évoque ici dans ma vidéo. Surtout, rarement ou pas de supervision / contrôle / recadrage.
Les fonds documentaires, lorsqu’ils sont bien identifiés - ce qui n’est pas toujours le cas, reposent sur des dossiers dans d’obscurs serveurs de fichiers historiques dont peu en connaissent l’existence, les contenus et la structure.
La lisibilité documentaire est faible voire nulle au sein des entreprises : impossible en quelques clics de comprendre où sont les ressources documentaires importantes. Sur le PC d’un de mes audités, on m’a montré des “lettres de partages” sur l’explorateur de fichiers (les fameux P:/, Y:/, ...) sans pouvoir expliquer ce qui se cachait réellement derrière. Une personne auditée qui a une forte ancienneté me disait qu’elle était constamment appelée, tous les jours, par des collègues perdus qui cherchent leur chemin dans la masse documentaire.
Du coup, l’efficacité documentaire est aux abonnés absents, notamment du fait de l’utilisation exclusive des arborescences de dossiers pour organiser les fonds documentaires. Par exemple, le scénario 2 de cette vidéo est tiré d’un cas réel : un apprenti était chargé de retrouver des fichiers dans un serveur à la profondeur abyssale, pour les mettre à disposition de son manager. Une opération qui lui prenait des heures alors que quelques clics suffiraient avec un fonds documentaire bien construit – comme expliqué ici dans la vidéo.
Et encore, si l’arborescence a une logique métier, c’est un moindre mal. Car bien souvent, au fil du temps certains serveurs de fichiers sont devenus de véritables poubelles numériques qui contiennent un peu tout et n’importe quoi : des fichiers d’équipe, de direction, de projets et même des documents individuels (voir personnels).
Mes audits révèlent souvent à mes commanditaires que toute leur entreprise fonctionne du bouche-à-oreille : les plus anciens expliquent aux nouveaux les arcanes des serveurs de fichiers qui fonctionnent depuis vingt ans et dont les secrets ne sont connus que d’eux seuls. Quand la vieille génération part en retraite, c’est la connaissance de la documentation de l’entreprise qui s’envole.
Très souvent la sécurité des fonds documentaires n'est plus maîtrisée. Un technicien informatique m’expliquait qu’il passait 50% de son temps à traiter des tickets de demande de positionnement de droits sur des dossiers de serveurs de fichiers, sans avoir les moyens de vérifier si la demande était justifiée. Pensés comme des silos de stockage par direction, les utilisateurs veulent utiliser ces espaces comme moyens de partage transverse, ce qui est parfaitement contradictoire. Au fil des années, à force d'ajouter des droits un peu partout, les droits d'accès sont devenus ingérables.
On peut penser que le déploiement de Microsoft 365 facilite les choses, mais c'est bien souvent le contraire. Souvent déployés sans stratégie, ni sensibilisation, ni accompagnement, les outils de Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) s’ajoutent aux serveurs de fichiers, au lieu de les remplacer, ajoutant de la confusion à la confusion. Et puis, s'ils sont mal utilisés, ces outils n'apportent aucune plus-value : c'est ce que vous faites des outils et la (bonne) manière dont vous les utilisez qui crée la valeur.
Sur ce sujet, un de mes audités me disait : “J’ai maintenant face à moi les serveurs de fichiers historiques mais également des dizaines d’équipes Teams, des sites SharePoint, OneDrive, mais je n'ai aucune directive : qu’est-ce que je dois utiliser ? A défaut, je mets le même fichier souvent à quatre endroits différents, pour être sûr”.
C’est grave car toute la vie de l’entreprise tourne autour de l’écrit et du document. Les difficultés à retrouver l’information, à savoir comment la ranger et la partager impactent gravement l’efficacité collective. La ressource documentaire c'est comme les pneus d’une voiture : et beaucoup d'entreprises roulent sur les jantes depuis des années sans s’en rendre compte, ni même s’en préoccuper.
L’importance d’une stratégie documentaire
Parmi les différents séminaires que j’anime au sein des entreprises, celui sur la stratégie documentaire est l’un de ceux qui fait le plus réagir, avec celui sur le HUB d'entreprise. J’y explique l’importance de définir une stratégie claire de l’usage documentaire au sein de l’entreprise. Définir une stratégie documentaire est une révolution dans les mentalités, car comme je viens de le dire, bien souvent, il n'y en a pas.
L'absence de stratégie était déjà un problème dans le passé, mais c’est devenu aujourd’hui un risque majeur. Car entre temps, comme je l’ai dit, Microsoft 365 se déploie, souvent dans le désordre. En plus des serveurs de fichiers (toujours opérationnels), en plus de la messagerie (souvent utilisée pour diffuser les fichiers), il y a maintenant les outils OneDrive, Teams, SharePoint qui s’invitent à la fête.
Très souvent, la croissance est anarchique : les équipes Teams se multiplient souvent en dépit du bon sens (exemple que j’ai rencontré : cinq équipes Teams sur un même projet, plutôt qu’une seule équipe avec cinq canaux), ainsi que les sites SharePoint créés ici et là. Au final, les collaborateurs demandent grâce. Posez leur la question, et vous verrez par vous-même.
Les outils changent, les usages changent, les scénarios de travail changent, mais les entreprises ne pensent pas à changer leur stratégie documentaire. Pourquoi ? La réponse est simple : car il n’y en a pas, comme je l'ai déjà dit. Mais aujourd’hui, ce n’est plus une chose qu’on peut ignorer. Je le répète : il y a urgence, du fait du déploiement des nouveaux outils avec Microsoft 365 qui doivent absolument trouver leur place, et si possible, la bonne.
L’objectif d’une stratégie documentaire doit être de guider les collaborateurs. Elle doit expliquer ce qu’il faut utiliser comme outils, selon les grands cas de figure et selon de grands scénarios. Dans quel cas utiliser Teams, SharePoint, OneDrive, ou tout autre outil. Et surtout, comment (bien) les utiliser (bonnes pratiques, conventions, ...).
Sur ce sujet, tout est lié : la stratégie documentaire ne peut pas se concevoir sans une stratégie collaborative, car Teams est au cœur du sujet. Or si rien n’a été fait pour accompagner proprement Teams et tous les outils Microsoft 365 associés (tous les découvrir en cliquant ici), une stratégie documentaire est vouée à un demi échec.
De même le HUB d’entreprise (appelé historiquement “l’intranet”, un nom très réducteur) est la colonne vertébrale de l’ensemble (voir ici dans la vidéo). C’est le HUB qui permettra de porter la stratégie, de porter et de mettre en visibilité les fonds documentaires parmi les plus importants, de guider les collaborateurs vers les bons dispositifs, etc.
La stratégie documentaire va permettre à l'entreprise (enfin) de passer en revue tous ces sujets. Elle permettra de mener une réflexion de fonds sur tout ce qui touche le documentaire et tout ce qu’il y a autour : le collaboratif (avec Teams), le Hub, la sécurité, la maîtrise de la conformité RGPD, la recherche, etc. On parlera d’outils Microsoft 365 mais aussi de postures, de sensibilisation, de responsabilité. Tout est lié.
Une stratégie documentaire est indispensable, mais une supervision l’est encore plus. Il faut veiller au respect de la stratégie, surveiller les indicateurs clés, contrôler, recadrer, expliquer, faire des actions pédagogiques, promouvoir les bonnes pratiques aux collaborateurs d’aujourd’hui mais surtout aux collaborateurs de demain qui vous rejoindront.
Aujourd’hui, quand je parle de cette responsabilité, on me répond : “impossible car ce poste n’existe pas” ce qui est logique puisqu’il n’y a pas de stratégie à conduire. Pourtant, une personne devrait en porter la responsabilité : la qualité documentaire ainsi collaborative (agile, fluide, efficace, …) sont deux leviers essentiels à la performance de l’entreprise. Cela mérite bien une supervision.
Fonds documentaires : arborescences de dossiers ou colonnes ?
Le sujet documentaire est vaste dans les entreprises. On ne peut pas traiter au même niveau les documents de travail et les documents “patrimoniaux” : ceux qui entrent dans le patrimoine de l’entreprise comme les contrats signés, les devis, etc. Ce ne sont pas les mêmes usages ni les mêmes stratégies, ni les mêmes enjeux et obligations légales.
Quand je parle de “fonds documentaires”, j’évoque des espaces de stockage de documents importants auxquels tout ou partie de l’entreprise doit pouvoir facilement utiliser, et retrouver des documents rapidement et efficacement. Et encore aujourd’hui, souvent ces fonds documentaires sont stockés dans des serveurs de fichiers, organisés par arborescences de dossiers.
à visionner en association avec cet article : vous trouverez dans cette vidéo des exemples illustrés de scénarios "joués" avec des arborescences de fichiers, puis "joués" avec un fond documentaire SharePoint n'utilisant que des colonnes SharePoint.
Les arborescences de dossiers sont héritées des premiers pas de l’information, avec CPM puis DOS, les premiers systèmes d’exploitation pour les ordinateurs individuels. Pour les plus anciens d’entre nous, les commandes MKDIR, CD, DIR et DELTREE rappelleront des souvenirs.
Le système d’arborescence de dossiers est donc vieux comme l’informatique mais ça reste bien souvent la solution la plus simple et la plus efficace pour classer nos fichiers, que ce soient nos photos de famille ou nos fichiers professionnels. C’est ce qu’on utilise par exemple pour classer les documents dans les canaux Teams et c’est une très bonne pratique que je recommande moi-même.
Mais dans certaines situations, comme pour gérer des fonds documentaires professionnels (ce qu’on appelle aussi des “GEDs” – Gestion Electronique de Documents), l’usage des arborescences de dossiers peut devenir un vrai problème aux conséquences souvent mal appréhendées par les entreprises.
En particulier, une arborescence de dossiers impose un et un seul angle d’accès aux fichiers du fonds documentaire : celui de la logique d’imbrication des dossiers entre eux. Autrement dit, c’est l’ordre des dossiers / sous dossiers à parcourir pour parvenir (enfin) aux fichiers qui impose un seul et unique chemin d’accès. C’est illustré ici dans ma vidéo. Si cette logique peut convenir à certains utilisateurs, elle ne conviendra pas du tout aux autres, ce qui va les condamner à des opérations d’exploration des arborescences aussi laborieuses, chronophages qu’agaçantes.
Les impacts sont réels et importants : au cours de mes audits, je teste parfois mon interlocuteur en lui demandant de me sortir tel ou tel document d'un fonds documentaire, souvent sans succès. Je ne compte plus les collaborateurs qui m’expliquent passer parfois plus d’une heure à chercher un document dans un serveur de fichiers. Et une fois le document trouvé, ils le copient sur leur PC pour ne plus avoir à le retrouver. Dans une entreprise, mon interlocuteur m'expliquait avoir ainsi utilisé une brochure commerciale périmée depuis plus de deux ans stockée sur son PC pour s'épargner une recherche des mises à jour, ce qui a eu des conséquences sur les conseils apportés à ses clients.
Il y a pourtant une alternative aux arborescences, ce sont les colonnes SharePoint. Après une première version assez basique mais tout de même déjà révolutionnaire en 2001, le SharePoint tel qu’on le connaît dans ses grands principes est né réellement en 2003, avec les listes structurées et les “colonnes”, encore appelées “propriétés”.
Avec la notion “d’affichage” et les fonctionnalités assez rudimentaires de filtrage, SharePoint apportait déjà à cette époque une autre manière d’entrevoir les fonds documentaires, par rapport à ce qu’on connaissait depuis les années 1980 avec les arborescences de dossiers et de sous dossiers. Près de vingt ans plus tard, une majorité des entreprises ne connaissent toujours pas l’usage et l'intérêt des colonnes dans les listes documentaires de SharePoint.
Le classement par “colonne” n’est pas une solution à utiliser dans tous les cas. Il ne faut pas en faire un dogme. Dans plusieurs cas de figure, le classement par dossiers et sous dossiers reste un cas d’usage bien plus efficace : j’en ai parlé.
Mais pour certains fonds documentaires, les colonnes s’imposent. Non pas forcément pour des fonds documentaires au grand volume de données, mais surtout pour des fonds documentaires qui nécessitent des temps d’accès très court aux fichiers et sous différents angles. Les colonnes s’imposent tout particulièrement pour des fonds documentaires métier qui doivent permettre aux collaborateurs de trouver en quelques clics des documents sous différents critères, rapidement et de façon sûre : trouver tous les contrats d’un client, sur une année donnée, d’un type particulier, etc. Je donne un exemple concret ici dans ma vidéo.
Lorsque j’évoque l’idée de ranger des documents au même niveau, sans dossier ni sous dossier, très souvent, mes interlocuteurs s’étranglent, voire s’agacent. Il est toujours très difficile de faire comprendre l’intérêt des colonnes versus l’arborescence, tout simplement parce que les exemples démontrant l’intérêt sont difficiles à construire. Ma vidéo est maintenant là pour vous aider à convaincre.
Les dossiers restent parfois nécessaires même dans une stratégie de gestion par colonnes, mais pour gérer des droits sur des ensembles de document. Et quand bien même, ces dossiers sont “gommés” à l’usage par un paramétrage particulier des affichages.
Les collaborateurs rechignent souvent à utiliser un fonds documentaire structuré par colonnes parce qu’il faut renseigner les valeurs de ces colonnes quand on y dépose les documents. SharePoint propose pourtant au moins deux solutions pour mettre à jour les colonnes “en masse”. Mais en plus de ces solutions, pour des cas très précis, on peut imaginer aussi des scénarios reposant sur des "dossiers de dépose" ciblés et un traitement Power Automate pour déplacer les fichiers dans le fonds documentaire en associant automatiquement certaines valeurs aux colonnes.
Exemple : un dossier dans lequel on met forcément des CONTRATS d'un client en particulier, pour une année en particulière, d'une direction particulière. Aussitôt déposés, les fichiers disparaissent du dossier de dépose, car transférés dans le fonds avec les bonnes valeurs, sans rien faire.
Au final, l’opération prend le même temps – et est même plus rapide dans certaines circonstances, mais le frein au changement est souvent bloqué au maximum. Comme la messagerie, l'arborescence des dossiers est entrée dans notre ADN. Et aller contre plus de 30 années d'habitude est très compliqué.
En fait, cette stratégie basée sur les colonnes fonctionne très bien lorsque la population qui alimente le fond est réduite à quelques personnes "bien câblées", rigoureuses et bien formées, dont la mission est de déposer correctement les documents avec les bonnes valeurs de colonnes. Il est possible de les sensibiliser et de les encadrer correctement. De leur rigueur dépendra l'efficacité de toute l'entreprise : ça responsabilise.
Repenser les fonds documentaires sous l’angle des usages
Depuis des années, beaucoup d’entreprises ont construit leur gestion documentaire sous l’angle principal de solutions de stockage et de leur centralisation à des endroits uniques. Les équipes IT ont souvent priorisé leur propre vision au détriment des vrais usages des collaborateurs, comme je l’avais fait moi-même début 2000 lorsque j’étais responsable des solutions collaboratives et que je créais des "collections de sites SharePoint" par Direction.
Dans une entreprise, j’ai découvert un jour un site SharePoint unique, contenant une liste documentaire unique, dans laquelle toutes les directions & équipes étaient censées déverser tous les documents, toutes natures confondues. L’objectif de l’équipe IT était de tout centraliser dans un seul lieu de stockage facile à surveiller, ce qui est rassurant à la fois pour eux et pour les dirigeants. Mais dans les faits, une telle centralisation est une catastrophe en termes d’usage : à vouloir faire un espace qui doit convenir à tout le monde, il ne convient à personne.
Il faut résolument penser les fonds documentaires sous l’angle des usages et des besoins des métiers. Dans le cas d’un fonds documentaire, chaque utilisateur aura un besoin et un objectif d’usage différent. L’objectif n’est pas de tout centraliser : l’objectif c’est de permettre à chaque population d’être efficace dans son métier et de gérer la ressource documentaire de la meilleure façon, avec la meilleure efficacité et la meilleure sécurité.
Dans ce cadre, comme je l’explique ici dans ma vidéo, la prise en compte des besoins métiers est capitale dans la constitution d’un espace documentaire, car ces besoins vont driver la création des colonnes SharePoint et du scénario d’usage associé.
Et ça, c’est nouveau car bien souvent, la seule réponse de l’équipe IT à un besoin de fonds documentaire formulé par les métiers est simplement de créer un nouvel espace de stockage : un dossier dans un serveur de fichiers ou un site SharePoint ultra basique et complètement vierge. Bref, une action que n’importe quel technicien informatique débutant peut faire facilement.
Mais créer un fonds documentaire tel que décrit ici dans ma vidéo nécessite une compréhension fine des besoins du métier, une compétence en termes de mise en œuvre et un soin particulier dans la configuration. Ce sont d’autres compétences, plus rares que tout le monde n’a pas et que les offres “packagées” de support informatique aux grandes sociétés ne proposent que très rarement. Et surtout (…), ce ne sont pas les mêmes coûts journaliers (TJM).
Bien connaître les capacités documentaires de SharePoint
Je ne suis pas chauvin : il n’y a pas que SharePoint comme outil de GEstion Documentaire. Selon les sujets, les métiers et les contextes, d’autres solutions sont certainement mieux adaptées. Je pense en particulier à des outils métier spécialisés dans certaines branches professionnelles qui sont souvent incontournables pour différentes raisons tout à fait justifiées. Mais avant de choisir un outil de gestion documentaire, si vous disposez de licences Microsoft 365, veillez à bien vous renseigner sur les capacités de SharePoint dans ce domaine.
J’ai eu un jour une réunion d’avant-vente avec une entreprise qui m’expliquait ne plus avoir de budget pour un accompagnement Microsoft 365 car tout était passé dans l’achat d’un outil de GED et son accompagnement. Pourtant, ils disposaient de SharePoint au travers de leurs licences Microsoft 365. En vingt minutes de démonstration, je leur avais montré ce qu’on pouvait faire très rapidement avec SharePoint dans ce domaine et mes interlocuteurs, très gênés, ont dû m’avouer que c’était pile ce qu’ils recherchaient. Mais trop tard, les licences étaient achetées.
Choisir un autre outil que SharePoint pour gérer des fonds documentaires se justifie très certainement dans une grande majorité des cas. Mais quand ce choix se justifie moins, il a de lourdes conséquences :
Financières : en plus du coût des licences Microsoft 365 qui comprend pourtant l’usage de SharePoint, vous devrez payer des licences pour un produit tiers.
Fonctionnelles : SharePoint est une solution aujourd’hui hautement paramétrable et facile d’approche, ce qui n’est pas le cas de toutes les autres solutions.
Intégration : SharePoint est complètement intégré dans tout l’écosystème Microsoft 365 de l’entreprise, ce qui permet des scénarios d’usage très larges, notamment au travers de Teams par exemple, comme décrit ici dans ma vidéo, mais également avec des outils comme Power Automate qui vous permettra d’automatiser des traitements sur vos documents, comme j'en ai donné un exemple.
Opportunités : choisir SharePoint c’est aussi bénéficier de toute l’infrastructure de sécurité, de conformité RGPD et de protection contre la fuite des données, un sujet très largement sous-estimé encore aujourd’hui. Sans parler de la possibilité d'accéder au fond documentaire avec le smartphone comme décrit ici dans ma vidéo. Et la liste n’est pas exhaustive.
Le décommissionnement des serveurs de fichiers
On ne peut pas parler de stratégie documentaire sans évoquer les serveurs de fichiers car leur décommissionnement fera forcément partie du plan d’actions.
Déployer des outils comme Teams sans stratégie de décommissionnement progressif des serveurs de fichiers n’a pas de sens. Les gains d’utilisation de Teams tiennent au fait que tout est rassemblé dans un même dispositif. Ainsi une équipe Teams projet rassemble tous les dialogues (à la place de mails) mais aussi tous les documents du projet qui sont aujourd'hui dans des serveurs de fichiers.
Créer une équipe Teams pour un projet devrait forcément être associé à un déplacement des fichiers du projet depuis le serveur de fichiers vers l’équipe Teams, puis surtout de leur suppression du serveur de fichiers. Mais que constate-t-on : des équipes Teams sont créés pour des projets, mais des fichiers du dit-projet restent toujours disponibles sur le serveur de fichiers, et tous les membres du projet continuent de s’envoyer de mails. Mieux vaut ne pas utiliser Teams dans ce cas.
La migration des serveurs de fichiers dans l’écosystème Microsoft 365 est en tout cas une opération qu’il ne faut pas prendre à la légère. Ce n’est pas qu’une simple opération technique de transfert de fichiers : c’est une opération d’ingénierie collaborative.
Ce n'est pas simplement déplacer des fichiers d'un point A (le serveur de fichiers) à un point B (un site SharePoint). Ce serait même la pire des choses à faire car les usages d’un serveur de fichiers ne ressemblent en rien aux usages d’un site SharePoint, même si la synchronisation sur le PC peut en donner l’illusion. Pour imiter parfaitement un serveur de fichiers, rien de mieux qu’un serveur de fichiers.
Cette opération demande une forte analyse des contenus des serveurs de fichiers. Un gros ménage s’impose et cette seule opération représente déjà un effort conséquent aux métiers. La migration ne se fera pas du serveur de fichiers à un site SharePoint, mais potentiellement vers plusieurs outils.
Les fichiers individuels iront certainement vers les OneDrive des collaborateurs, les fichiers des projets, des équipes et des directions vers des équipes Teams, les fichiers de fonds documentaires vers des sites SharePoint documentaire à construire et à associer à un Hub d’entreprise.
Si vous vous posez des questions sur le retour sur investissement de cette opération, lisez cet article dans lequel je donne des réponses et des recommandations.
En conclusion
Toutes les entreprises savent que la question documentaire est importante mais souvent, elles n’ont pas forcément conscience de tous les impacts sur l’entreprise : agilité, efficacité, performance, sécurité, conformité, pérennité de la connaissance sans oublier la satisfaction du collaborateur.
Le déploiement de Microsoft 365 est une raison supplémentaire de se pencher sur le sujet et d’y réfléchir à tête reposée car stratégie documentaire et stratégie collaborative sont liées, comme expliqué dans cet article. Aujourd’hui on ne peut plus parler de stratégie documentaire sans évoquer Teams et la transformation digitale des usages. La raison des échecs des déploiements tient essentiellement au fait que ces sujets sont abordés de façon dissociée, ou pas abordés du tout.
La stratégie documentaire et la stratégie collaborative associée peuvent soigner les maux de l’entreprise. Et pour cela, un diagnostic s’impose au travers d’un audit de collaboration et de partage, pour connaître les difficultés rencontrées par les collaborateurs et les remèdes à adopter. Et si vous souhaitez commencer par-là, contactez-moi.
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